Les avantages de la numérisation des approvisionnements

Les derniers mois et années ont secoué durement les activités des entreprises du monde entier. Entre les pandémies, la perspective du changement climatique et ses dérives, ainsi que les pénuries de main-d’œuvre, les besoins actuels des entreprises ont fortement évolué. Réduire les coûts et engager sa société et ses processus dans une politique de numérisation en profondeur figurent notamment dans les principales préoccupations des dirigeants. 

Ces problématiques sont justement les axes prépondérants sur lesquels les stratégies actuelles d’achats reposent. Cela en considérant que les départements d’achats gagnent en importance au sein des directions et que leur performance est de plus en plus scrutée. De plus, au même titre que l’ensemble des secteurs d’activité, le monde des achats a le droit à sa révolution numérique. Les entreprises investissent de plus en plus dans des outils d’achats. Gartner a notamment évalué que 50% des entreprises nord-américaines et 35% des entreprises d’Europe de l’Est possédant un chiffre d’affaires annuel supérieur à 2M$ USD prévoient d’investir dans au moins un module d’une suite Procure to Pay (P2P) tel que l’automatisation du processus de réquisition d’achat ou la numérisation de la facturation. 

Ces investissements s’expliquent par les multiples avantages apportés par la numérisation des achats. En effet, la totalité des processus d’achat peut être inclue dans des modules de suite complète P2P (Procure To Pay) ou S2P (Source To Pay) ou apportée par des solutions ’stand alone’’spécialisées. On peut citer en exemple l’automatisation des processus d’achat qui sont des facteurs de gain de temps pour les acheteurs; les modules de pilotage permettent de sécuriser le suivi des économies et de la performance tandis que la numérisation du suivi fournisseur permet de se prémunir des multiples risques inhérents aux aléas d’une économie mondialisée. 

En quoi consiste la numérisation des approvisionnements

La numérisation des achats se situe dans le prolongement de la révolution numérique en cours ces dernières années dans la majorité des secteurs économiques. Cela consiste en l’application concrète des dernières technologies développées ces dernières années : l’automatisation, l’apprentissage automatique, le big data, l’intelligence artificielle, internet des objets…etc afin de mener à bien les tâches liées aux achats et maximiser la création de valeur par les acheteurs tout au long des processus d’achat. 

Afin de visualiser les fonctionnalités et possibilités apportées par les outils numériques nous utilisons une visualisation du processus ‘’Source to Pay’’ qui définit l’intégralité des étapes du cycle d’achat.  

Des outils comme Coupa ou SAP Ariba sont capables de fournir des solutions couvrant l’intégralité du processus Source To Pay (S2P) dans un seul outil, permettant d’avoir une seule et même interface pour les utilisateurs liés aux opérations d’achat.

Quels impacts positifs la numérisation apporte-t-elle ?

1. Fluidification du cycle d’achat, des processus décisionnels et augmentation de la productivité

Traiter des demandes, requérir la signature des contrats, traiter les retours des fournisseurs à la suite d’un appel d’offres, demander la validation des approbateurs et bien d’autres; ces tâches entrainent un temps de traitement, la gestion et l’envoi de documents, une organisation des tâches à définir et à maintenir entre les collaborateurs. Elles peuvent être répétitives et sont à faible valeur ajoutée, mais sont tout de même indispensables à l’activité. La numérisation notamment au travers de la technologie RPA (Robotic Process Automation) de ces opérations permet de réduire voire annihiler ces problématiques au travers des outils et plateformes qui centralisent et automatisent les tâches à réaliser. Les acheteurs bénéficient alors d’un gain de temps significatif et sont ainsi capables de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à forte valeur ajoutée : définition et suivi de la stratégie d’achat, négociation de contrats, formation, acculturation sur l’actualité liée à leur catégorie /produit.

De plus, les outils du fait de leur mode de fonctionnement assurent une traçabilité des actions et une répartition des tâches effectuées entre les différents acteurs ce qui permet un pilotage plus aisé par les managers ainsi qu’un renforcement de l’autonomie des employés.

2. Augmenter les capacités de l’acheteur

En plus d’octroyer considérablement plus de temps aux acheteurs en supprimant les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, les solutions numériques offrent également la possibilité de rendre les acheteurs plus performants dans leurs missions représentant leur cœur de métier.

Sur le volet de la recherche de fournisseurs notamment, les outils se servent de l’intelligence artificielle pour raccourcir le temps consacré à cette tâche souvent chronophage. En effet, suite à la formalisation du besoin d’achat par le demandeur les outils s’appuyant sur l’intelligence artificielle vont puiser dans de vastes bases dans lesquelles de nombreux acteurs économiques sont regroupés et avec eux des informations sur les biens et services offerts par la compagnie, les certifications, les données environnementales. Des recommandations pertinentes vont alors être proposées sous la forme d’une liste des fournisseurs les plus à même de répondre au cahier des charges et aux exigences règlementaires imposées par le demandeur.

Afin de rester performant et pertinent dans ses missions, l’acheteur doit être capable de consulter un grand nombre de données pour agir ensuite en conséquence et prendre les meilleures décisions. En effet, entre la gestion de la relation quotidienne avec les fournisseurs, les échéances liées aux contrats et les actualités relatives à sa catégorie il devient complexe de traiter toute l’information et réaliser ses tâches quotidiennes en même temps. En cela les outils numériques résolvent cette problématique en proposant du cybertracking et de l’analyse de fichiers (par exemple des contrats stockés en format pdf) permettant d’extraire des informations et de les convertir en actions concrètes et/ou point à revoir. Ces données peuvent notamment trouver la forme de tableau de bord intuitif à utiliser.

Comme évoqué précédemment, l’acheteur peut être très fréquemment sollicité par ses fournisseurs, mais également en interne. En, effet les interlocuteurs moins au fait des pratiques d’achat sont susceptibles de demander un support de la part des acheteurs sur les bonnes pratiques à adopter dans le cadre d’actions à réaliser liées aux achats. Afin de traiter un grand nombre de ce type de sollicitations des chatbot peuvent être intégrés au sein même des suites S2P et P2P et sont accessibles pour l’ensemble des utilisateurs de l’outil. L’acheteur a alors la possibilité de programmer les réponses aux questions les plus fréquemment posées et enrichir l’outil au fil du temps afin de limiter les interactions redondantes comme répondre X fois à une même question posée par plusieurs collaborateurs.

3. Diminuer le risque

En étant à même d’avoir à disposition un grand nombre d’information, l’acheteur est plus à même de pouvoir se prévenir des risques inhérents à la chaîne d’approvisionnement.

Au travers des outils de recherche de fournisseurs et des suites P2P qui incluent un module de gestion de fournisseur il est en effet capable de choisir ou d’écarter des fournisseurs pouvant représenter un risque pour un projet en particulier ou pour l’entreprise en général. Cela est rendu possible grâce à des données chiffrées, provenant de bases fiables, sur les volets suivants :

  • Risque économique : santé financière du fournisseur, risque de dépendance économique
  • Risque légal : passif de l’entreprise sur les années précédentes (précédentes condamnations, respect du droit du travail, fraude…)
  • Risque fonctionnel : détail vérifié des produits et services fournis, certifications obtenues
  • Risque d’image : actualités du fournisseur

4.      Renforcer ses engagements en faveur du développement durable

Dans le contexte actuel, il est primordial de lier sa stratégie d’achat dans une démarche de développement durable afin d’inscrire ses activités dans une démarche cohérente vis-à-vis des enjeux sociaux et environnementaux contemporains.

La numérisation, par les multiples possibilités qu’elle offre en termes d’exploitation des données, permet de réaliser les meilleurs choix pour minimiser l’impact des activités de la compagnie sur l’environnement et la population.

Il est en effet possible de sélectionner des fournisseurs ou des produits en fonction des données environnementales qui y sont associées :

  • Données impact environnemental lié à la production d’un objet (rejet C02, consommation d’eau, utilisation des sols)
  • Provenance et impact du transport
  • Certifications environnementales obtenues par la société

Il est alors bien plus facile pour l’acheteur de faire des choix éclairés d’un point de vue environnemental et sociétal et agir concrètement dans le sens d’une entreprise plus respectueuse de son environnement. Ces informations peuvent ensuite être incluses au sein de tableaux de bord permettant de visualiser ses impacts et de se fixer des objectifs plus ambitieux.

Intégrer l’approvisionnement stratégique dans votre entreprise

Les avantages de la numérisation et des outils qui permettent son application concrète dans le quotidien des entreprises sont puissants et constituent une réelle avancée dans le monde des achats. Cependant, il convient de faire des choix raisonnés au moment d’investir dans de tels moyens. En effet de très nombreuses solutions existent actuellement sur le marché, mais toutes ne sont pas adaptables à l’ensemble des sociétés. Il est nécessaire d’investiguer pour choisir la(les) solution(s) les plus adaptée(s) à ses besoins et son budget.

De plus, l’implémentation de tels outils au sein de son entreprise et de ses processus n’est pas à prendre à la légère. Les facteurs de succès pour une intégration réussie sont multiples :

  • Structurer et nettoyer la totalité des données qui seront implémentées dans l’outil,
  • Former les futurs utilisateurs afin de les aider à tirer le meilleur parti des technologies mises à disposition,
  • Sélectionner la bonne technologie d’intégration,
  • Définir et suivre un plan d’implémentation afin de s’assurer que l’intégralité des systèmes installés soit opérationnelle,
  • Assurer le décommissionnement des précédents outils et s’assurer que les utilisateurs ont bien effectué le changement de technologie/paradigme.

Pour favoriser le succès de vos projets d’intégration et votre montée en puissance dans la numérisation de votre département d’achat, l’équipe de Conseil 2.0 (C2.0) composée d’experts multidisciplinaires de la chaîne d’approvisionnement et notamment des spécialistes en approvisionnement stratégique est capable de répondre à vos besoins. C2.0 participe à la création de valeur dans la chaîne d’approvisionnement en offrant des solutions adaptées à chacune des entreprises.