Year

2019

Type of Project

Inventaire

Savings

3M$

Directed by

Martin Nadon

Overview

Customer Presentation

Our client is the Canadian leader in the auto glass replacement, repair and distribution sector.

Mandate

C2.0 has been mandated for a project to optimize the supply chain, more specifically in terms of demand management, purchasing and the distribution network of these warehouses.

Client's goal

Increase system usage and revalidate parameters for demand management. Ensure employee training to ensure a continued understanding of the system.

Execution of the project

C2.0 was mandated for a 16-week term. As part of the mandate, the approach proposed and adopted by the client consisted of 5 steps:

According to Pareto’s classification, we established distinct categories in order to establish adequate inventories according to the type of products and to ensure that we maintained an optimal inventory for the client’s demands.

We have adjusted the level of service in order to answer correctly to the inventory classification. Thus, we have increased the level of service for inventories classified A and B and it has been revised downward for inventories classified C or lower.

We have standardized the replenishment cycle to define the optimal reorder point calculation. This has resulted in higher inventory turns for high-volume products and also minimized orders by purchasing 3 to 6 months of inventory for low-volume items, thereby reducing product handling and reducing breakage losses.

The client had two delivery times, one contractual and one calculated. Therefore, we recommended the use of a single delivery time for suppliers, which allowed to reduce the minimum inventory level for all items. It also allowed to manage a more accurate material receipt date because suppliers deliver on time, so the additional calculated lead time that was in the system had no added value.

To optimize inventory, we set the min/max parameters based on a weekly order lead time, a safety stock that takes into account the distance between the warehouse and the distribution center, and a replenishment cycle based on the size of the warehouse.

Results

The optimization of operations that C2.0 carried out at the client’s site resulted in overall savings of just over $3,000,000.

We also observed, during our mandate, that the client had $1.7M in obsolete inventory, in addition to $8.3M in “excessive” inventory for a total of $10M on a $20M inventory. Thus, we suggested to the client to reduce its inventories in order to limit its costs related to its excess inventory.

When you follow a recipe, the dosage of the ingredients is essential. If you add too much salt, you alter the expected result. Inventory management is similar, in the sense that you must properly do your quantities of products to achieve optimal result in the management of your warehouses. Following the implementation of the ABC methodology, companies often take advantage of this opportunity to review their inventory volumes. The methodology for this is called “Min / Max”. This seeks to quantify the desirable number of products to keep in inventory, based in part on the categorization of the product made during ABC analysis. An approach such as the “Min / Max” allows companies to ensure the health of their warehouse(s). It tends to minimize the risk of backorders without keeping excessive quantities of products on your shelves.

Despite the importance of having good warehouse management, it is common for companies to leave this aspect aside. However, the inventory can represent up to 20-25% of the costs of the business. It is therefore essential for a company, who is seeking to be competitive, to put the emphasis on good inventory management.

The impacts of poor inventory management

Establishing a “Min / Max” methodology makes it possible to respond to common problems found in many companies. Below is a list of some potential issues that you could have if these quantities are not properly defined/applied

Over stock

• High storage costs
• Need for more space
• Increased risk of losing inventory or pending orders
• Obsolescence in your products (if applicable)
• Risk of workplace accidents

Under stock

• Inability to deliver customer orders and a long waiting period
• Lower customer satisfaction
• Better business opportunity for the competition
• Complexity of the receiving and shipping processes

In detail, the three realities that we come across are most often :

Storage cost / Space requirement

Keeping a high level of inventory represents a significant loss to your space and your finances. An unnecessary amount of product equals losses in warehousing costs on top of being sleeping assets for your business. In addition, the space unnecessarily occupied for these products could be used for other business needs. We have already seen space savings of up to 40% as a result of inventory management projects among our customers.

Poor management / Loss of inventory

Once the “Min / Max” are defined for all products, it is much easier to keep control within your 4 walls and thus reduce the risk of inventory loss. With the ABC tool, which makes it easier to define a location by class (The “A’s” should be near the loading docks for example), it becomes much easier to locate a desired product. With your minimum inventory, you should always have a volume on hand in the space assigned to your product, minimizing the risk of spillage in your warehouses.

Waiting period

Unlike the issues of excess inventory, those related to backorders can dramatically increase delivery times for customers. In addition to being unable to deliver the product on time, the warehouse falls into a reactive rather than a proactive phase. Under the influence of urgency, this change often triggers unreflective decisions that are not optimal for the business. We must therefore be careful of side effects, where the fear of running out of stock leads to the purchase of huge quantities of products. This decision changes the inventory balance and you run into excess inventory side.

How to determine its optimal quantity?

Now that you understand the importance of having a minimum and a maximum, here is how to roughly identify these values. The “Min” is based on the safety stock and the lead time of your product. Your “Max” is defined from the “Min” + the economic quantity to order (EOQ). This quantity represents the midpoint between the order cost curve and the storage cost curve.

Some of the parameters necessary for a good calculation of the EOQ are among others:

  • Annual demand
  •  Purchasing cost
  • Delivery cost
  • Storage cost
Graph demonstration about cost and quantity

Tools available to help you

There are several ways to calculate the “Min / Max” of a product, based on demand forecasts. It is possible that for some products demand follows a seasonality curve. Contrary to popular belief, your Min / Max doesn’t need to be static and can follow this curve as well. This flexibility allows you to be even more optimal in your approach. There are smart solutions to help you define these volumes according to your needs. In addition, it is essential to establish a good sales and operations planning (S&OP) strategy in your business. This allows demand to be aligned with supply capacity in the most cost-effective way possible and to control its history as well as sales forecasts.

Do not hesitate to contact us if you would like to learn more about the “Min / Max” methodology as well as the tools available to regain control of your warehouse(s).

En tant que planificateur d’inventaire / gestionnaire, vous voulez vous assurer que votre entrepôt maintienne assez d’inventaire pour répondre aux exigences des clients (internes et externes), mais pas non plus avoir un surplus. C’est pourquoi, la gestion des stocks est essentielle pour suivre le flux des marchandises entrant et sortant de l’inventaire. Chaque produit est associé à divers coûts tels que les coûts d’acquisition et/ou les frais d’entreposage, et le but du planificateur d’inventaire est de réduire ces coûts en ne manquant pas de stock.

Voici un rappel de qu’est-ce que l’analyse ABC de l’inventaire

Analyse ABC

L’ABC (activity-based costing) aussi appelé l’analyse ABC, la classification ABC, la Loi de Pareto ou la Méthode 80-20, est une méthode qui vise à classer des articles ou des événements en trois classes (A, B et C) selon leur degré d’importance: A étant les articles les plus importants et C les articles les moins importants. 

Basée sur le principe de Pareto, qui préconise que 20 % des évènements se produisent 80 % du temps, cette méthode permet de mieux répartir les efforts de contrôle et d’être plus efficace. Cette méthode est appliquée principalement à la gestion des stocks. Grace à celle-ci, on parvient à classifier les articles selon leur valeur et ainsi établir une politique de contrôle des articles, qui donne plus d’attention au 20 % de pièces critiques et moins d’attention aux pièces moins importantes. On retrouve au minimum trois classes de produits :

  • Classe A : 20% des produits ; 80% des profits
  • Classe B : 30% des produits ; 15% des profits
  • Classe C : 50% des produits ; 5% des profits

Cet outil de classement peut aussi s’appliquer dans les entreprises à d’autres niveaux, comme la gestion des entrepôts et l’analyse des causes de sous-performance. Cette méthode s’inscrit dans une démarche de gestion de la production. Les résultats attendus de la méthode, appliquée à la gestion des stocks, sont un meilleur contrôle des pièces critiques et une diminution des stocks de sécurité.

Les avantages d’une classification ABC pour votre entreprise

Pour aider les planificateurs à minimiser leurs coûts tout en optimisant leur inventaire, les entreprises ont tout à leur avantage d’utiliser la technique de classement ABC de l’inventaire. En effet, cela leur permet d’optimiser leur inventaire, d’améliorer leur niveaux de service client et d’avoir une meilleure gestion de cycle de vie de leurs inventaires. Ces améliorations ont un impact important sur la chaîne d’approvisionnement dans l’entreprise.

Optimisation de l'inventaire

L’optimisation des stocks est un avantage de l’analyse ABC, car celle-ci permet aux planificateurs d’inventaire d’organiser les articles hautement prioritaires en fonction des besoins réels des clients. En fonction des fluctuations de la demande, l’inventaire est ajusté pour répondre à une forte demande sur certains articles mais aussi pour contenir un stock limité d’articles à faible mouvement.

L’analyse ABC permet une restructuration des entrepôts de façon plus adéquate. L’emplacement de produits est déterminé en fonction de sa catégorisation, ce qui a pour impact de minimiser les déplacements fréquents, permet de maximiser la productivité et assure un bon roulement de l’inventaire. Ainsi, un produit de catégorie A serait situé près des quais de chargement, alors qu’un produit de catégorie C serait plus éloigné.

Niveaux de service

Compte tenu de leur niveau de demande, tous les produits ne peuvent pas être traités de la même manière ou atteindre les mêmes niveaux de service client. Selon la classification du produit, déterminée antérieurement, les niveaux de service pour différents produits vont dépendre de plusieurs facteurs, tels que le coût de l’article, la quantité vendue et la marge sur le produit. Lorsque l’on parle de niveau de service, il est recommandé de ne pas garder de grandes quantités des produits à faible volume, car ceux-ci sont moins vendus et cela occasionne un encombrement dans l’entrepôt, ainsi qu’une perte de revenus. Ainsi, l’analyse ABC permet aux planificateurs de définir les bons niveaux de service en fonction de la classification des produits, ce qui améliore les performances globales de la chaîne d’approvisionnement tout en satisfaisant les besoins réels de vos clients.

Par ailleurs, les données recueillies grâce à l’analyse ABC permettent de comparer les coûts additionnels d’inventaire entre deux niveaux de service. En effet, le coût pour passer d’un niveau de service de 90% à 98% (soit une augmentation de 8%) peut être, par exemple, de 55 000$. Toutefois, pour passer d’un niveau de service de 98% à 99% (soit une augmentation de seulement 1%), le coût peut être de 75 000$. En ce sens, l’entreprise doit prendre la décision, selon son point optimal d’investissement, si cela vaut la peine d’investir ou pas pour un niveau de service plus haut. Parfois, il vaut mieux investir cet argent dans d’autres projets.

Démonstration graphique du coût du niveau de service

Question à réflexion

Êtes-vous en mesure de quantifier l’investissement selon le niveau de service que vous établissez?

Gestion de cycle de vie

Chaque produit passe par quatre phases au cours de sa durée de vie: lancement, croissance, maturité et déclin. Une fois que le produit atteint le stade de maturité, il est appelé à décliner tôt ou tard. La demande des clients joue un rôle essentiel dans la gestion de la fin de vie. Grâce au concept d’analyse ABC, les planificateurs d’inventaire peuvent prévoir à l’avance la demande de produits et gérer les niveaux de stock en conséquence. Avec une bonne rigueur, l’outil ABC permet d’identifier beaucoup plus facilement les items en phase de maturité et de déclin. Cela permet une gestion plus proactive de l’inventaire, permettant un ajustement de niveau sans accumuler une quantité de stock non essentiel en inventaire, diminuant ainsi les risques d’items désuets.

Digitalisation de la méthode ABC

La digitalisation des approvisionnements est une méthode de gestion qui devra être considérée de plus en plus par les entreprises. En effet, dans un futur rapproché, grâce à l’ajout d’outils informatiques et de l’intelligence d’affaires, il sera possible d’ajuster la classification ABC et les Min/Max directement par la digitalisation. C’est par le croisement des calculs des niveaux d’inventaire, les prévisions et les ventes réelles, que l’intelligence artificielle sera en mesure de croiser les données et de proposer, voir d’ajuster, le cycle de vie, les niveaux de stock et même de générer les réapprovisionnements en direct.

Comme tout n’est pas infaillible, il sera donc important pour les gestionnaires de demain de bien maitriser les paramètres évoqués. Une bonne paramétrisation des différents systèmes permettra un meilleur résultat, en sélectionnant bien évidemment le système informatique qui convient à votre entreprise.

En 2020, des systèmes informatiques performants sont disponibles afin de vous soutenir dans votre de gestion d’inventaire. De plus, ils permettent l’optimisation de vos quantités nécessaires à soutenir vos niveaux de service clients établis.

Qu'en est-il des quantités optimales?

L’exercice d’une analyse ABC bien orchestré permet aux entreprises de venir paramétrer les quantités optimales, par SKU, à garder en inventaire. On parle ici des « Min/Max ». Ainsi lorsque vous avez établi la catégorie ABC, le niveau de service désiré et la phase de cycle de vie de votre produit, il est important de déterminer ses quantités optimales.

Chez Conseil 2.0, nous vous accompagnons dans vos démarches de classification d’ABC. N’hésitez pas à laisser un commentaire ou à nous contacter directement si vous voulez en apprendre davantage.

Subscribe to our newsletter to watch our webinars!

You will be notified as soon as new webinars are scheduled.