Année
2023
Type de projet
analyse d’affaires
Économie
Temps, coûts
et ressources
Réalisé par
Carolyne lapierre
michael muro
Aperçu
PréseNtation client
Notre client est un leader nord-américain dans le domaine des produits alimentaires et des boissons. Il est reconnu mondialement pour offrir des services de qualité, bénéfiques pour la santé de ses consommateurs, au sein de la communauté scientifique.
mandat
Conseil 2.0 a été mandaté pour réévaluer les objectifs et les besoins dans le but d’optimiser leurs processus logistiques grâce à l’implémentation d’un nouveau système de transport. Le client cherchait à évaluer diverses solutions en vue de mettre en place un système technologique novateur.
But recherché par le client
Le client souhaitait diminuer ses coûts et augmenter son efficacité opérationnelle.
Exécution du mandat
Conseil 2.0 a mené un total de 9 entretiens avec différentes parties prenantes pour analyser les processus et identifier les points de friction au sein de la gestion du transport du client à diverses étapes.
Voici la méthodologie en 5 étapes utilisée pour atteindre les objectifs définis par le client :
Tout d’abord, comprendre profondément les besoins spécifiques du client est essentiel, impliquant l’analyse des processus actuels et l’identification des opportunités d’amélioration.
Neuf entretiens ont été menés avec des parties prenantes du transport, de l’entreposage, du service client et de la facturation. L’objectif était de comprendre leurs opérations actuelles, tâches manuelles, données ERP, et défis, établissant une liste de plus de cinquante critères (RTM) pour évaluer les TMS.
Les processus ciblés ont été cartographiés et validés avec le client pour anticiper les écarts futurs. Un premier état des lieux financier (monétaire et temporel) a été dressé pour évaluer les économies potentielles liées à l’intégration d’un TMS.
Une étape cruciale consiste à sélectionner le système répondant aux besoins du client, que ce soit parmi les solutions du marché ou une option personnalisée adaptée à la taille et aux exigences de l’entreprise.
Nous avons contacté plusieurs éditeurs de TMS, effectué des démos pour éduquer le client et évalué chaque solution selon les critères établis précédemment. Après consolidation des résultats, nous avons choisi la meilleure solution.
Une fois sélectionnée, des ateliers avec l’éditeur ont été organisés pour valider des cas d’usage et définir les termes contractuels. Une matrice RASCI a été établie entre Conseil 2.0, le client et l’intégrateur pour clarifier les rôles, responsabilités et investissements. Cela a permis de finaliser le ROI et d’obtenir l’approbation du comité exécutif du client.
Après le choix du TMS, il est crucial de définir clairement les objectifs, les échéanciers et les responsabilités des parties prenantes.
Dans le cadre du projet, nous avons joué un rôle actif dans la configuration, le design et l’intégration du système. Nous avons participé à toutes les réunions pour assurer l’alignement entre les processus internes du client et les capacités du système. En identifiant des lacunes, nous avons proposé des solutions, que ce soit des ajustements aux processus ou au système.
Une fois tous les problèmes résolus et les besoins de développement documentés, la phase de configuration, design et intégration a été conclue.
Pour assurer le bon fonctionnement du système que nous avons configuré, des tests sont essentiels. Nous avons accompagné notre client dans tous les cycles de tests : unitaire, fonctionnel, d’intégration et UAT. Nous avons défini les cas et scripts de tests, documenté tous les bugs, et assuré un suivi régulier avec l’équipe de développement pour résoudre les problèmes.
Une fois les tests UAT complets, incluant le cycle complet d’une commande avec toutes les parties prenantes, nous avons conclu que le système était prêt pour la production.
Avant le déploiement, des programmes de formation ont été planifiés pour le personnel sur le nouveau TMS. Nous avons identifié les individus nécessitant une interaction avec le TMS, les avons catégorisés selon leurs besoins d’information, formé des groupes d’utilisateurs, déterminé leurs accès au système, et fourni des formations en direct sur le fonctionnement du TMS ainsi que de la documentation sous forme de S&OP pour les guider dans le système.
Durant le déploiement en temps réel, nous avons assuré une supervision continue du système et apporté un soutien aux utilisateurs. Nous étions disponibles en permanence pour surveiller le fonctionnement du système et répondre aux questions des utilisateurs. Des suivis ont été réalisés pour identifier les opportunités d’amélioration.
Résultats
Conseil 2.0 a permis à notre client de réaliser d’importantes économies en termes de temps et de ressources, tout en améliorant la satisfaction de la clientèle. Cette amélioration de la communication et l’efficacité accrue des réunions ont favorisé une meilleure compréhension de leurs processus internes, ce qui a entraîné des réductions de coûts à long terme.
De plus, nous avons réussi à minimiser les retards grâce à des mesures correctives proactives. La visibilité de notre client a été renforcée grâce à des tableaux de bord mesurant la performance des transporteurs, et l’accès en temps réel à des notifications et alertes a considérablement accru la satisfaction de leurs clients. Cela a renforcé leur suivi et leur visibilité dans le secteur du fret maritime.
En outre, chaque ressource a gagné entre 25% et 30% de temps libre, et notre client a réalisé des économies de 5% à 10% en termes de coûts de transport.
