Année
2023
Type de projet
Analyse d’affaires
ÉCONOMIES
TEMPS (25 À 30%) ET COÛTS (5 À 10%)
Réalisé par
Michael Muro
Driss Chabi
Laurence Krajewski
Annie De Grace
Aperçu
Présentation client
Notre client, un leader nord-américain dans le domaine des produits alimentaires surgelés et en conserve, est mondialement reconnu pour offrir des produits et services de qualité.
mandat
Conseil 2.0 et Talsom ont été mandatés pour soutenir l’implantation d’un logiciel de gestion du transport (TMS) à différents niveaux, notamment en révisant et optimisant les processus d’affaires, en configurant le système, en gérant le changement, en accompagnant les équipes du client et en supervisant le projet dans son ensemble.
But recherché par le client
Fonctionnant avec un processus très manuel (consolidation des chargements, courriels avec les transporteurs, facturation papier, etc.), les équipes consacraient une quantité significative de temps à des tâches à faible valeur ajoutée, rendant difficile l’amélioration de la gestion globale du transport.
Suite à l’implantation d’un TMS, le client cherchait à optimiser ses processus de gestion du transport. Nos experts en transport, gestion du changement et gestion de projet ont rendu cela possible, notamment grâce à :
- Des économies de temps pour les équipes impactées (jusqu’à 30% de gain), en centralisant les efforts sur des tâches à forte valeur ajoutée ;
- Une meilleure gestion et gouvernance des processus de transport ;
- La numérisation et la centralisation des données de transport dans un seul outil, permettant des analyses approfondies et une prise de décision rapide grâce à des indicateurs clés ;
- Une meilleure visibilité des transactions et des livraisons ;
- Un processus de facturation simplifié et efficace.
Exécution du mandat
Talsom et Conseil 2.0 ont mené des dizaines d’entretiens avec diverses parties prenantes afin de :
- Comprendre les processus et les points de friction à différentes étapes de la gestion du transport ;
- Appréhender le contexte global de l’implantation ;
- Identifier les différentes populations impliquées et développer une gestion du changement adaptée.
Voici la méthodologie en cinq étapes pour atteindre les résultats souhaités du client :
Nous avons d’abord compris les processus existants en réalisant une dizaine d’entretiens avec les différents départements impactés (logistique, achats, entreposage, service à la clientèle et finance). Nous avons cartographié les processus actuels (~15 processus) et identifié les données disponibles dans l’ERP, crucial pour déterminer quels processus pouvaient être automatisés avec le TMS et lesquels devaient rester manuels. Nous avons ensuite défini les processus cibles, une fois le TMS en place, ainsi que des processus de transition pour anticiper les impacts sur les populations, évaluer les besoins en formation et anticiper les requis d’intégration entre l’ERP et le TMS.
Nous avons rencontré 40 utilisateurs sur 4 semaines, combinant autant que possible ces entretiens avec ceux visant à cibler les processus. Ces entrevues ont permis d’identifier les facteurs clés de succès, notamment des prises de décision rapides par le comité de pilotage, le respect du périmètre du projet, des délais et des coûts, et la désignation de ‘super users’ responsables de l’appropriation du TMS. Des ateliers de travail ont permis une compréhension plus détaillée des attentes, inquiétudes, préférences de formation et canaux de communication préférés de chaque population.
Ces résultats ont alimenté une stratégie de gestion du changement incluant une structure de support aux utilisateurs, un plan de communication adapté à chaque phase du projet, un plan de formation et un plan d’engagement spécifique à chaque groupe, utilisant le modèle ADKAR pour assurer l’adhésion au projet à chaque étape.
Pour le support aux utilisateurs, nous avons mis en place une structure avec des administrateurs, des membres du client, nos consultants experts et des ‘super users’ de proximité. Ces ‘super users’ ont joué un rôle central dans la communication en assurant une liaison entre tous les utilisateurs et l’équipe projet, via des réunions hebdomadaires et mensuelles pour les tenir informés de l’avancement du projet. Une campagne de communication a été déployée à travers l’entreprise pour informer l’ensemble du personnel, même non concerné par le TMS.
La communication avec les transporteurs et certains fournisseurs a été un élément crucial pour garantir une intégration efficace avec le TMS.
Nous avons collaboré activement avec les équipes du client pour la configuration du TMS et son intégration avec leur ERP. Après la définition des processus cibles, nous avons participé à la configuration des différents modules et paramètres du TMS, y compris le routing guide, les taux, les groupes de produits, de chargement, les équipements, les transporteurs, les docks, les localisations et les utilisateurs. Une fois la configuration de l’environnement test terminée, nous avons procédé aux tests avant de dupliquer la configuration dans l’environnement de production.
Les résultats de l’étude des populations ont orienté la formation vers des sessions interactives spécifiques à chaque groupe, utilisant une approche ‘train the trainer’. Des vidéos ont été créées pour les fonctionnalités principales du TMS, accompagnées d’un guide utilisateur détaillé. Les supers utilisateurs ont été responsabilisés pour former l’ensemble des utilisateurs. Les taux de satisfaction et de confiance des différentes populations ont été mesurés après ces formations.
Un échéancier des tests basé sur une méthodologie éprouvée a été établi, comprenant des tests unitaires d’intégration, des tests fonctionnels et des tests ‘end-to-end’. Les supers utilisateurs ont joué un rôle clé dans l’exécution de près de 300 tests fonctionnels. L’acceptation de ces tests était une condition préalable au Go-Live, garantissant ainsi que la configuration du TMS était adéquate.
Lors du déploiement effectif, nous avons supervisé les équipes de transports, d’achats, d’entreposage, de finance et de service client sur les différents sites. Nous avons validé à nouveau leur compréhension et maîtrise de l’outil, restant disponibles pendant 4 semaines après le Go-Live pour assurer un support aux équipes, valider l’utilisation correcte des super utilisateurs et régler les quelques problèmes mineurs.
Résultats
Le Go-Live a eu lieu à la date prévue au début du projet, et le budget n’a pas été dépassé. Ceci a été possible grâce à une prise de décision rapide du comité exécutif, à une équipe TI dédiée au projet, des utilisateurs investis, une gestion de projet rigoureuse, une gestion du changement efficace et acceptée, ainsi que des consultants expérimentés.
Avec cette implémentation, Talsom et Conseil 2.0 ont permis à leur client de réaliser d’importantes économies en termes de temps et de ressources, tout en améliorant la satisfaction de la clientèle. Cette amélioration de la communication et l’efficacité accrue des réunions ont favorisé une meilleure compréhension de leurs processus internes, entraînant des réductions de coûts à long terme.
La visibilité du client a été renforcée grâce à des tableaux de bord mesurant la performance des transporteurs, et l’accès en temps réel à des notifications et alertes a considérablement accru la satisfaction de leurs clients.
En outre, chaque ressource estime gagner en moyenne entre 25% et 30% de temps pour les équipes de transport. De plus, l’implantation d’un TMS entraîne en moyenne des économies sur le transport allant de 5% à 10%, notamment grâce à une vérification automatique des factures et à l’application correcte d’un routing guide. Enfin, la numérisation et la centralisation des données permettent une meilleure gestion des appels d’offres de transport, ce qui peut également entraîner des économies directes sur les coûts de transport.
