Introduction

Les appels d’offres sont au cœur des processus d’approvisionnement pour de nombreuses entreprises et organisations. Que ce soit dans le secteur public ou privé, un appel d’offres bien géré permet d’obtenir les meilleures conditions, tant en termes de coûts, de qualité, que de délais pour l’entreprise acheteuse.

Avec les récentes évolutions technologiques et l’importance croissante des critères ESG (Environnement, Social et Gouvernance), de nouvelles pratiques émergent. Les entreprises doivent désormais prendre en compte l’impact environnemental, la responsabilité sociale, ainsi que l’usage d’outils technologiques comme l’intelligence artificielle (IA) pour rester compétitives. Cet article revisite les bases du processus des appels d’offres tout en explorant les évolutions actuelles et futures.

1. Les différents types d’appels d’offres

Un appel d’offres est un processus formel par lequel une organisation (publique ou privée) invite des fournisseurs à soumettre des propositions pour un projet ou un service. C’est un outil clé pour obtenir les meilleures solutions tout en assurant une compétition équitable.

Appels d’offres publics au Québec

Dans le secteur public au Québec, les appels d’offres sont régis par la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP), garantissant la transparence et l’intégrité des fonds publics. Les appels d’offres publics sont souvent ouverts à toutes les entreprises via des plateformes comme le SEAO (Système électronique d’appel d’offres) ou MERX au Canada.

Appels d’offres privés au Québec

Les appels d’offres privés, plus flexibles, concernent les entreprises non publiques cherchant des partenaires. Contrairement au secteur public, ils ne sont pas toujours publiés et peuvent être envoyés directement à des prestataires préqualifiés. Cependant, même dans ce secteur, une tendance vers plus de transparence émerge grâce aux plateformes digitales.

2. Les étapes du processus d’appel d’offres

1. Identification du besoin

• Évaluation des besoins avec les parties prenantes internes (type de produit/service requis, volumes, requis techniques,…).
• Formulation des besoins dans un cahier des charges.

2. Rédaction des documents

• Demande d’information (RFI).
• Document principal/Cahier des charges (RFP).
• Grille de cotation.
• Annexes techniques.
• Grille de cotation (RFQ).

3. Définition de la liste des fournisseurs

• Définition d’une liste longue de soumissionnaire à partir de fournisseurs internes et/ou d’une recherche externe.
• Envoi de la demande d’information (RFI).
• Évaluation des réponses du RFI et formulation de la liste des fournisseurs à inclure.

4. Envoi aux participants/publication

• Envoi des invitations aux soumissionnaires sélectionnés.
• Publication de l’appel d’offre sur la plateforme (ex : SEAO ou MERX en public).

5. Gestion de l’appel d’offre

• Organisation d’une session de questions/réponses avec les fournisseurs (clarification des spécifications).
• Suivi des soumissions (réception des offres, compilation des données).

6. Analyse

• Analyse comparative des offres sur les critères techniques, financiers et environnementaux.
• Sélection d’une liste restreinte de fournisseurs pour la phase de négociation.
• Organisation de démonstrations technique (si nécessaire).

7. Négociation

• Négociation des termes financiers et contractuels avec les fournisseurs présélectionnés.
• Réévaluation des offres après négociations (coûts, délais & garanties).
• Attribution du contrat au fournisseur le mieux placé et communication des résultats.

8. Contractualisation

• Rédaction du contrat : formalisation des termes négociés (prix, délais, conditions de livraison, pénalités, …), intégration des aspects juridiques et réglementaires spécifiques.
• Validation interne et juridique : revue et validation du contrat par les équipes internes (juridique, finance, achats).

Dans un monde de plus en plus connecté, la digitalisation a profondément transformé de nombreux aspects de nos vies, y compris la façon dont les entreprises travaillent. Alors qu’il s’agissait d’un avantage concurrentiel il y a seulement quelques années, la digitalisation des processus en entreprise est devenue aujourd’hui nécessaire pour toute entreprise souhaitant rester compétitive sur le marché. Les chiffres de Gartner peuvent d’ailleurs nous le confirmer : 69 % des entreprises ont ou sont en train de mettre en place une solution digitale d’achats qui leur permettra de réaliser des économies de 10 à 30 %. En tant qu’élément important de la chaîne d’approvisionnement, elle n’échappe pas non plus à la révolution numérique. De la recherche et de la sélection de fournisseurs à la facturation, en passant par la gestion de contrats, toutes les procédures d’approvisionnement en entreprise présentent des opportunités de digitalisation et même d’automatisation importantes.

Le but premier de la digitalisation des achats est évidemment de réduire le risque d’erreur, de centraliser les données ou encore de fluidifier les processus, mais il est également possible d’aller beaucoup plus loin grâce aux technologies actuelles. Par exemple, saviez-vous que l’intelligence artificielle pouvait prédire une éventuelle rupture de stock chez un fournisseur, ajuster le niveau d’inventaire en fonction et même s’occuper de rechercher d’autres alternatives sur le marché, le tout sans aucune intervention humaine ? Bien sûr, toutes ces technologies avancées ne sont même pas envisageables sans digitalisation préalable des principaux processus d’achats de l’entreprise. C’est pourquoi nous vous présentons dans cet article les différentes possibilités de digitalisation, leurs avantages et quelques tendances futures.

Digitalisation des approvisionnements

Afin de visualiser les fonctionnalités et les possibilités apportées par les outils numériques, nous utilisons une visualisation du processus « Source to Pay » qui définit l’intégralité des étapes du cycle d’achat.

En fonction de vos besoins, il peut être judicieux d’implémenter une ou plusieurs solutions spécifiques ciblant une seule fonction d’achat à la fois ou d’avoir recours aux solutions les plus complètes du marché qui couvrent la totalité du processus Source To Pay (S2P), comme, par exemple, Coupa, notre partenaire et l’un des leaders sur le marché. Que ce soit en implémentant une solution globale comprenant plusieurs modules ou des solutions différentes par fonction, il est primordial de s’assurer que l’information soit transmise de manière fluide entre les différents modules, mais également vers les autres systèmes informatiques de l’entreprise (ERP, informations comptables, RH, systèmes de transport, etc.).

1. Source To Contract

La fonction Source to Contract (S2C) est une étape clé du processus d’approvisionnement dans une entreprise. Elle englobe toutes les activités liées à l’identification des fournisseurs potentiels, à la négociation des conditions contractuelles et à la gestion des contrats tout au long de leur cycle de vie.

Cette partie du processus contient généralement beaucoup de tâches manuelles impliquant de multiples acteurs. En implémentant une solution digitale, nous allons pouvoir réduire ces tâches manuelles afin de nous concentrer sur les tâches plus stratégiques. Une solution S2P digitale permet, entre autres, d’:

• Envoyer des RFx via la plateforme.
• Collaborer entre toutes les parties internes pendant la sélection de fournisseurs.
• Créer un brouillon de contrat automatiquement sur la base de l’offre sélectionnée.
• Centraliser et rendre les contrats consultables par toutes les personnes autorisées.
• Suivre les échéances et recevoir des notifications lorsque celles-ci s’approchent.
• Créer des rapports qui facilitent la supervision.

2. Procure To Pay

La fonction Procure to Pay (P2P) représente l’ensemble des processus liés à l’acquisition de biens et services jusqu’au paiement des fournisseurs. Elle englobe toutes les étapes, depuis la sélection des fournisseurs jusqu’à la finalisation des paiements.

Avec une solution digitale P2P en place, le système permet aux utilisateurs de :

• Effectuer des achats comme sur toute autre plateforme d’achat en ligne B2C.
• Voir directement les contrats en place afin de prioriser l’achat sous contrat.
• Approuver des demandes d’achat.
• Suivre l’approbation de leurs demandes d’achat en temps réel.
• Envoyer automatiquement une commande au fournisseur après approbation.
• Effectuer une réception de biens.
• Créer des rapports pour contrôler, superviser et prendre des décisions éclairées.

Concernant la facturation, une solution digitale de facturation donne la possibilité de :

• Recevoir les factures des fournisseurs basées automatiquement sur les commandes.
• Digitaliser une facture PDF grâce à un outil de « Reconnaissance Optique de Caractères » (OCR).
• Autoriser le paiement si la facture correspond aux informations de la commande et de la réception de biens.

Bien sûr, une solution P2P digitale doit être adaptée en fonction des besoins de chaque entreprise. De multiples paramètres sont customisables tels que les autorisations, chaînes d’approbation, éléments automatisés avec ou sans contrôle a priori, notifications, données comptables… Un partenaire d’implémentation, comme Conseil 2.0, est d’une importance stratégique pour construire une solution répondant aux besoins exacts de l’organisation.

Avantages de la digitalisation

1. Réduction des tâches manuelles et focalisation sur les tâches à forte valeur ajoutée

L’un des principaux avantages de la digitalisation dans les achats est la réduction des tâches manuelles et des potentielles erreurs liées à celles-ci, par exemple la saisie manuelle des données, la création de bons de fournisseurs, l’entrée des factures, l’encodage des contrats, la modification des prix/conditions ou encore la duplication de documents dans les différents systèmes. Cela libère du temps aux collaborateurs pour se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée telles que la sélection des fournisseurs, la négociation de contrats ou encore l’analyse des dépenses. Combiné à une meilleure visibilité et à une intégration des données de l’organisation, ce gain en productivité peut très vite devenir exponentiel. De plus, les outils digitaux assurent une fiabilité et une traçabilité des actions, ainsi qu’une répartition des tâches effectuées entre les différents acteurs, ce qui permet une gestion plus aisée par les managers ainsi qu’un renforcement de l’autonomie des employés.

2. Augmentation de la visibilité des données pour une meilleure prise de décision

Le second avantage que l’on a décidé de mettre en valeur ne se limite pas seulement à la fonction des achats, mais s’étend à toute l’organisation. En effet, grâce aux outils numériques mis en place, nous sommes en mesure de collecter, stocker et analyser les données d’achat en temps réel. Cela nous permet d’avoir une vue complète et précise des dépenses, y compris les catégories de produits ou de services les plus dépensées, les fournisseurs les plus utilisés, les tendances de prix, les catégories nécessitant de nouveaux contrats, etc.

Cette visibilité accrue nous permet de prendre des décisions plus éclairées et stratégiques. Par exemple, nous pouvons identifier plus facilement les opportunités de réduction des coûts en repérant les catégories où nous pouvons consolider nos achats ou négocier des tarifs préférentiels en réduisant notre base fournisseurs. Le département logistique peut aussi se servir de ces données pour anticiper les fluctuations du marché et ajuster la stratégie d’approvisionnement en conséquence, ce qui permet d’optimiser les performances et de rester compétitif.

Toutes ces données peuvent aussi être compilées dans des tableaux de bord qui centralisent les informations importantes. On peut par exemple compiler les données dans un tableau de bord pour retrouver facilement les contrats arrivant bientôt à terme, qu’il faut renégocier le budget, pour lesquels les prix du marché ont diminué, etc. À leur tour, ces tableaux de bord peuvent être utilisés dans une tour de contrôle, concept dont nous parlons plus en détails dans notre autre article.

Pour plus d’information, n’hésitez pas à consulter notre article dédié aux tours de contrôle dans la chaîne d’approvisionnement.

3. Standardisation des processus et collaboration transversale

L’implémentation d’une solution P2P est aussi l’occasion de standardiser ses processus d’achats à travers toute l’organisation. Tout d’abord, l’implémentation d’un nouvel outil s’accompagne d’une transformation organisationnelle et est donc un bon moment pour collecter les besoins de tous et redéfinir les processus d’achats en place. Ensuite, par la mise en place d’un unique outil pour toute l’organisation, on s’assure du suivi des politiques d’achat par toute l’organisation. Le département des achats augmente donc le contrôle sur les opérations d’achats tout en ne diminuant pas la liberté du reste de l’entreprise, voire en l’augmentant. En outre, la numérisation des achats au travers d’un seul outil favorise la collaboration en facilitant la communication et le partage d’informations entre les équipes internes et aussi avec les partenaires externes. Cela permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle, de renforcer les relations avec les fournisseurs et de mieux répondre aux besoins du client interne.

4. Intégration du développement durable dans la prise de décision

À l’heure où les enjeux climatiques prennent de plus en plus d’ampleur, il s’avère clair que la fonction des achats aura un rôle important à jouer dans la transition écologique. Effectivement, c’est en s’approvisionnant que l’on émet le plus, même si ce sont des émissions indirectes. Toujours selon Gartner, le manque de données est la principale barrière à un approvisionnement plus durable selon les entreprises. La digitalisation des fonctions d’approvisionnements nous permet désormais de collecter et analyser des données pertinentes sur nos achats, telles que l’empreinte carbone des produits, les pratiques éthiques des fournisseurs, ou l’utilisation de matériaux recyclés. À condition que nos fournisseurs soient capables de nous fournir ces informations, les outils digitaux nous permettent de comparer et faire des choix éclairés en termes d’impact environnemental. Ces outils nous aident à leur tour de fournir ces informations de la manière la plus complète possible à nos fournisseurs. Cette demande d’information sera certainement de plus en plus fréquente et rigoureuse dans un futur proche.

Pour plus d’information, n’hésitez pas à consulter notre article dédié au développement durable en approvisionnement ou notre page de service ESG.

Si cet article a attisé votre curiosité ou que vous souhaitez en savoir plus sur les multiples façons d’augmenter la maturité digitale de votre organisation, n’hésitez pas à prendre contact avec l’équipe de Conseil 2.0. Notre équipe est composée d’experts multidisciplinaires de la chaîne d’approvisionnement et notamment des spécialistes en digitalisation des approvisionnements capables de répondre à vos besoins. Conseil 2.0 participe à la création de valeur dans la chaîne d’approvisionnement en offrant des solutions adaptées à chacune des entreprises.