Année

2022

Type de projet

Analyse d’affaires & gestion de projet

ÉCONOMIES

COÛTS & augmentation de la satisfaction client

Réalisé par

Charles Mbadinga
Franck Paulet

Aperçu

Présentation client

Notre client, un leader nord-américain dans le secteur de la rénovation, propose des solutions clé en main. Fort d’un réseau de plus d’une centaine de magasins, notre client propose des solutions de rénovation uniques fabriquées et distribuées depuis son usine au Québec.

mandat

Talsom et Conseil 2.0 ont été mandatés principalement sur deux volets : la mise à niveau du logiciel CRM existant (Customer Relationship Management) et la transformation omnicanale, notamment via l’intégration du CRM avec la nouvelle plateforme omnicanale RingCentral.

RingCentral est une plateforme de communication unifiée qui centralise la gestion des appels et des messages des clients pour les entreprises. En regroupant ces interactions au sein d’une seule interface, elle permet aux entreprises d’offrir un service clientèle plus efficace et cohérent tout en optimisant leurs processus de communication.

But recherché par le client

Pour l’entreprise, la majeure partie de l’acquisition de clientèle se fait par le canal de téléphonie entrant. Ces dernières années, de nouvelles générations de clients ont exprimé le souhait de pouvoir converser également via SMS et chat.

L’entreprise utilisait précédemment la téléphonie physique traditionnelle et contractait ses menus et lignes téléphoniques à travers 4 opérateurs de téléphonie différents.

L’entreprise souhaitait donc passer à la téléphonie virtuelle via l’implémentation d’une solution clé du marché : RingCentral.

En passant à RingCentral, l’entreprise comptait également offrir et/ou améliorer l’expérience client par les canaux SMS et chat.

Enfin, l’entreprise a profité de cette transition pour recentrer ses contrats de téléphonie et réduire ses coûts en portant ses lignes téléphoniques vers RingCentral.

Exécution du mandat

La livraison s’est effectuée en 3 phases : la mise à niveau du CRM Microsoft, l’implémentation d’un pilote RingCentral dans 2 magasins, puis enfin le déploiement de la solution omnicanale dans les 45 magasins en Amérique du Nord.

Voici la méthodologie en quatre étapes pour atteindre les résultats souhaités du client :

En amont de ces 3 phases, le projet a démarré par une revue approfondie des processus impactés proposée par Conseil 2.0 et Talsom.

Une analyse des parties prenantes a également été réalisée afin de bien cerner les priorités d’affaires du projet. Au-delà de la modernisation des systèmes et de l’amélioration des processus clients et de vente, le volet marketing numérique/téléphonique a été identifié comme le principal générateur de valeur ajoutée par le projet.

Fait saillant :

Lors de l’arrivée de Talsom et de Conseil 2.0, une réunion de lancement de l’implémentation de RingCentral était prévue dans les 3 semaines pour démarrer le travail d’intégration. Sous l’impulsion de Talsom et Conseil 2.0, le démarrage de l’intégration a été retardé de quelques semaines afin de terminer le travail de cadrage nécessaire. Cela démontre qu’il est parfois nécessaire de temporiser pour assurer un meilleur travail d’intégration/livraison par la suite.

La mise à niveau CRM était nécessaire pour pouvoir utiliser pleinement les fonctionnalités d’intégration avec RingCentral. Cette phase n’incluait donc pas d’évolution de processus ou de nouveaux requis systèmes. Nous avons donc organisé une campagne de non-régression globale puis procédé à l’exécution de la recette de mise à niveau élaborée en relation avec Microsoft.

Le projet a été livré en mode cascade suivant les phases traditionnelles d’analyse, de conception, de développement et de tests.

Quelques faits saillants :

  • Pour de nombreux employés participant au projet, il a fallu apprendre à travailler en mode projet/cascade et à jouer les rôles suivants : analyste d’affaires, responsable de tests, responsable de transition, responsable de gestion du changement. Talsom et Conseil 2.0 ont identifié, formé et dirigé ces personnes, avec une certaine fierté d’avoir offert de nouvelles perspectives de carrière à ces participants !
  • En parallèle de ce projet, une responsable PMO a été recrutée. Cette nouvelle responsable PMO a donc travaillé de concert avec Talsom et Conseil 2.0 pour mettre en place de nouvelles pratiques et des standards de transformation pérenne pour les futures transformations technologiques d’ampleur.

Le client a décidé de déployer la solution de téléphonie RingCentral par vagues, et ce, en moins de 4 mois. Comme mentionné précédemment, une responsable de transition a été identifiée et accompagnée par Talsom et Conseil 2.0. Le travail initial consistait à structurer le plan de transition, la séquence des magasins, ainsi que la recette de transition d’un magasin donné (actions de gestion du changement, interventions physiques, formations sur site, etc.)

Par la suite, 7 formateurs ont été identifiés et ont voyagé à travers l’Amérique du Nord pour former les magasins par grappes géographiques, soutenus l’équipe de transition de 3 personnes à temps plein. 

Au regard de cette réussite, la haute direction a décidé de faire de ce mode de déploiement un standard pour les grandes transformations.

Résultats

Les résultats du projet comprennent l’opérationnalité du CRM depuis mars 2022 et le déploiement réussi de la solution omnicanale dans les 45 magasins, impulsant de nouveaux projets axés sur l’omnicanalité et le marketing numérique. Cette modernisation a non seulement amélioré l’expérience client et la rentabilité grâce à une meilleure accessibilité et des économies de coûts, mais elle a également renforcé la position compétitive de l’entreprise dans le secteur de la modernisation de salles de bains.

Année

2023

Type de projet

Analyse d’affaires

ÉCONOMIES

TEMPS (25 À 30%) ET COÛTS (5 À 10%)

Réalisé par

Michael Muro
Driss Chabi

Laurence Krajewski
Annie De Grace

Aperçu

Présentation client

Notre client, un leader nord-américain dans le domaine des produits alimentaires surgelés et en conserve, est mondialement reconnu pour offrir des produits et services de qualité.

mandat

Conseil 2.0 et Talsom ont été mandatés pour soutenir l’implantation d’un logiciel de gestion du transport (TMS) à différents niveaux, notamment en révisant et optimisant les processus d’affaires, en configurant le système, en gérant le changement, en accompagnant les équipes du client et en supervisant le projet dans son ensemble.

But recherché par le client

Fonctionnant avec un processus très manuel (consolidation des chargements, courriels avec les transporteurs, facturation papier, etc.), les équipes consacraient une quantité significative de temps à des tâches à faible valeur ajoutée, rendant difficile l’amélioration de la gestion globale du transport.

Suite à l’implantation d’un TMS, le client cherchait à optimiser ses processus de gestion du transport. Nos experts en transport, gestion du changement et gestion de projet ont rendu cela possible, notamment grâce à :

  • Des économies de temps pour les équipes impactées (jusqu’à 30% de gain), en centralisant les efforts sur des tâches à forte valeur ajoutée ;
  • Une meilleure gestion et gouvernance des processus de transport ;
  • La numérisation et la centralisation des données de transport dans un seul outil, permettant des analyses approfondies et une prise de décision rapide grâce à des indicateurs clés ;
  • Une meilleure visibilité des transactions et des livraisons ;
  • Un processus de facturation simplifié et efficace.

Exécution du mandat

Talsom et Conseil 2.0 ont mené des dizaines d’entretiens avec diverses parties prenantes afin de :

  • Comprendre les processus et les points de friction à différentes étapes de la gestion du transport ;
  • Appréhender le contexte global de l’implantation ;
  • Identifier les différentes populations impliquées et développer une gestion du changement adaptée.

 

Voici la méthodologie en cinq étapes pour atteindre les résultats souhaités du client :

Nous avons d’abord compris les processus existants en réalisant une dizaine d’entretiens avec les différents départements impactés (logistique, achats, entreposage, service à la clientèle et finance). Nous avons cartographié les processus actuels (~15 processus) et identifié les données disponibles dans l’ERP, crucial pour déterminer quels processus pouvaient être automatisés avec le TMS et lesquels devaient rester manuels. Nous avons ensuite défini les processus cibles, une fois le TMS en place, ainsi que des processus de transition pour anticiper les impacts sur les populations, évaluer les besoins en formation et anticiper les requis d’intégration entre l’ERP et le TMS.

Nous avons rencontré 40 utilisateurs sur 4 semaines, combinant autant que possible ces entretiens avec ceux visant à cibler les processus. Ces entrevues ont permis d’identifier les facteurs clés de succès, notamment des prises de décision rapides par le comité de pilotage, le respect du périmètre du projet, des délais et des coûts, et la désignation de ‘super users’ responsables de l’appropriation du TMS. Des ateliers de travail ont permis une compréhension plus détaillée des attentes, inquiétudes, préférences de formation et canaux de communication préférés de chaque population.

Ces résultats ont alimenté une stratégie de gestion du changement incluant une structure de support aux utilisateurs, un plan de communication adapté à chaque phase du projet, un plan de formation et un plan d’engagement spécifique à chaque groupe, utilisant le modèle ADKAR pour assurer l’adhésion au projet à chaque étape.

Pour le support aux utilisateurs, nous avons mis en place une structure avec des administrateurs, des membres du client, nos consultants experts et des ‘super users’ de proximité. Ces ‘super users’ ont joué un rôle central dans la communication en assurant une liaison entre tous les utilisateurs et l’équipe projet, via des réunions hebdomadaires et mensuelles pour les tenir informés de l’avancement du projet. Une campagne de communication a été déployée à travers l’entreprise pour informer l’ensemble du personnel, même non concerné par le TMS.

 La communication avec les transporteurs et certains fournisseurs a été un élément crucial pour garantir une intégration efficace avec le TMS.

Nous avons collaboré activement avec les équipes du client pour la configuration du TMS et son intégration avec leur ERP. Après la définition des processus cibles, nous avons participé à la configuration des différents modules et paramètres du TMS, y compris le routing guide, les taux, les groupes de produits, de chargement, les équipements, les transporteurs, les docks, les localisations et les utilisateurs. Une fois la configuration de l’environnement test terminée, nous avons procédé aux tests avant de dupliquer la configuration dans l’environnement de production.

Les résultats de l’étude des populations ont orienté la formation vers des sessions interactives spécifiques à chaque groupe, utilisant une approche ‘train the trainer’. Des vidéos ont été créées pour les fonctionnalités principales du TMS, accompagnées d’un guide utilisateur détaillé. Les supers utilisateurs ont été responsabilisés pour former l’ensemble des utilisateurs. Les taux de satisfaction et de confiance des différentes populations ont été mesurés après ces formations.

Un échéancier des tests basé sur une méthodologie éprouvée a été établi, comprenant des tests unitaires d’intégration, des tests fonctionnels et des tests ‘end-to-end’. Les supers utilisateurs ont joué un rôle clé dans l’exécution de près de 300 tests fonctionnels. L’acceptation de ces tests était une condition préalable au Go-Live, garantissant ainsi que la configuration du TMS était adéquate.

Lors du déploiement effectif, nous avons supervisé les équipes de transports, d’achats, d’entreposage, de finance et de service client sur les différents sites. Nous avons validé à nouveau leur compréhension et maîtrise de l’outil, restant disponibles pendant 4 semaines après le Go-Live pour assurer un support aux équipes, valider l’utilisation correcte des super utilisateurs et régler les quelques problèmes mineurs.

Résultats

Le Go-Live a eu lieu à la date prévue au début du projet, et le budget n’a pas été dépassé. Ceci a été possible grâce à une prise de décision rapide du comité exécutif, à une équipe TI dédiée au projet, des utilisateurs investis, une gestion de projet rigoureuse, une gestion du changement efficace et acceptée, ainsi que des consultants expérimentés.

Avec cette implémentation, Talsom et Conseil 2.0 ont permis à leur client de réaliser d’importantes économies en termes de temps et de ressources, tout en améliorant la satisfaction de la clientèle. Cette amélioration de la communication et l’efficacité accrue des réunions ont favorisé une meilleure compréhension de leurs processus internes, entraînant des réductions de coûts à long terme.

La visibilité du client a été renforcée grâce à des tableaux de bord mesurant la performance des transporteurs, et l’accès en temps réel à des notifications et alertes a considérablement accru la satisfaction de leurs clients.

En outre, chaque ressource estime gagner en moyenne entre 25% et 30% de temps pour les équipes de transport. De plus, l’implantation d’un TMS entraîne en moyenne des économies sur le transport allant de 5% à 10%, notamment grâce à une vérification automatique des factures et à l’application correcte d’un routing guide. Enfin, la numérisation et la centralisation des données permettent une meilleure gestion des appels d’offres de transport, ce qui peut également entraîner des économies directes sur les coûts de transport.

Année

2023

Type de projet

analyse d’affaires

Économie

Temps, coûts
et ressources

Réalisé par

Carolyne lapierre
michael muro

Aperçu

PréseNtation client

Notre client est un leader nord-américain dans le domaine des produits alimentaires et des boissons. Il est reconnu mondialement pour offrir des services de qualité, bénéfiques pour la santé de ses consommateurs, au sein de la communauté scientifique.

mandat

Conseil 2.0 a été mandaté pour réévaluer les objectifs et les besoins dans le but d’optimiser leurs processus logistiques grâce à l’implémentation d’un nouveau système de transport. Le client cherchait à évaluer diverses solutions en vue de mettre en place un système technologique novateur. 

But recherché par le client

Le client souhaitait diminuer ses coûts et augmenter son efficacité opérationnelle.

Exécution du mandat

Conseil 2.0 a mené un total de 9 entretiens avec différentes parties prenantes pour analyser les processus et identifier les points de friction au sein de la gestion du transport du client à diverses étapes. 

Voici la méthodologie en 5 étapes utilisée pour atteindre les objectifs définis par le client :

Tout d’abord, comprendre profondément les besoins spécifiques du client est essentiel, impliquant l’analyse des processus actuels et l’identification des opportunités d’amélioration.

Neuf entretiens ont été menés avec des parties prenantes du transport, de l’entreposage, du service client et de la facturation. L’objectif était de comprendre leurs opérations actuelles, tâches manuelles, données ERP, et défis, établissant une liste de plus de cinquante critères (RTM) pour évaluer les TMS.

Les processus ciblés ont été cartographiés et validés avec le client pour anticiper les écarts futurs. Un premier état des lieux financier (monétaire et temporel) a été dressé pour évaluer les économies potentielles liées à l’intégration d’un TMS.

Une étape cruciale consiste à sélectionner le système répondant aux besoins du client, que ce soit parmi les solutions du marché ou une option personnalisée adaptée à la taille et aux exigences de l’entreprise.

Nous avons contacté plusieurs éditeurs de TMS, effectué des démos pour éduquer le client et évalué chaque solution selon les critères établis précédemment. Après consolidation des résultats, nous avons choisi la meilleure solution.

Une fois sélectionnée, des ateliers avec l’éditeur ont été organisés pour valider des cas d’usage et définir les termes contractuels. Une matrice RASCI a été établie entre Conseil 2.0, le client et l’intégrateur pour clarifier les rôles, responsabilités et investissements. Cela a permis de finaliser le ROI et d’obtenir l’approbation du comité exécutif du client.

Après le choix du TMS, il est crucial de définir clairement les objectifs, les échéanciers et les responsabilités des parties prenantes.

Dans le cadre du projet, nous avons joué un rôle actif dans la configuration, le design et l’intégration du système. Nous avons participé à toutes les réunions pour assurer l’alignement entre les processus internes du client et les capacités du système. En identifiant des lacunes, nous avons proposé des solutions, que ce soit des ajustements aux processus ou au système.

Une fois tous les problèmes résolus et les besoins de développement documentés, la phase de configuration, design et intégration a été conclue.

Pour assurer le bon fonctionnement du système que nous avons configuré, des tests sont essentiels. Nous avons accompagné notre client dans tous les cycles de tests : unitaire, fonctionnel, d’intégration et UAT. Nous avons défini les cas et scripts de tests, documenté tous les bugs, et assuré un suivi régulier avec l’équipe de développement pour résoudre les problèmes.

Une fois les tests UAT complets, incluant le cycle complet d’une commande avec toutes les parties prenantes, nous avons conclu que le système était prêt pour la production.

Avant le déploiement, des programmes de formation ont été planifiés pour le personnel sur le nouveau TMS. Nous avons identifié les individus nécessitant une interaction avec le TMS, les avons catégorisés selon leurs besoins d’information, formé des groupes d’utilisateurs, déterminé leurs accès au système, et fourni des formations en direct sur le fonctionnement du TMS ainsi que de la documentation sous forme de S&OP pour les guider dans le système.

Durant le déploiement en temps réel, nous avons assuré une supervision continue du système et apporté un soutien aux utilisateurs. Nous étions disponibles en permanence pour surveiller le fonctionnement du système et répondre aux questions des utilisateurs. Des suivis ont été réalisés pour identifier les opportunités d’amélioration.

Résultats

Conseil 2.0 a permis à notre client de réaliser d’importantes économies en termes de temps et de ressources, tout en améliorant la satisfaction de la clientèle. Cette amélioration de la communication et l’efficacité accrue des réunions ont favorisé une meilleure compréhension de leurs processus internes, ce qui a entraîné des réductions de coûts à long terme. 

 De plus, nous avons réussi à minimiser les retards grâce à des mesures correctives proactives. La visibilité de notre client a été renforcée grâce à des tableaux de bord mesurant la performance des transporteurs, et l’accès en temps réel à des notifications et alertes a considérablement accru la satisfaction de leurs clients. Cela a renforcé leur suivi et leur visibilité dans le secteur du fret maritime. 

En outre, chaque ressource a gagné entre 25% et 30% de temps libre, et notre client a réalisé des économies de 5% à 10% en termes de coûts de transport. 

Charles Mbadinga

Charles Mbadinga

Analyste d'affaires

Analyse des besoins 

La première étape cruciale de l’implémentation d’un système de gestion d’entrepôt (WMS) consiste à comprendre en profondeur les besoins spécifiques de l’entrepôt. C’est ici que l’analyste d’affaires entre en jeu. Il est chargé d’analyser les processus existants, d’identifier les opportunités d’amélioration et de comprendre les exigences particulières de l’entreprise en matière de gestion des stocks, de suivi des commandes, de gestion de l’espace, et bien plus encore.  

Pour illustrer cela, prenons une entreprise de e-commerce qui vend des chaussures en ligne. Leur succès fulgurant a entraîné une croissance exponentielle des commandes, et ils sont désormais dépassés par la gestion manuelle de leur entrepôt. L’analyste d’affaires commence par analyser ces besoins spécifiques, y compris la nécessité d’automatiser les processus de réception, de stockage et de préparation des commandes pour répondre à la demande croissante. 

Sélection du WMS 

Une fois que les besoins ont été clairement définis, l’analyste d’affaires aide à sélectionner le système de gestion d’entrepôt qui correspond le mieux à ces besoins. Il peut s’agir d’un système sur étagère ou d’une solution personnalisée, en fonction de la taille et des besoins spécifiques de l’entreprise. Après avoir analysé les besoins de l’entreprise de e-commerce, l’analyste d’affaires examine les différents systèmes WMS disponibles sur le marché pour déterminer lequel offre les fonctionnalités nécessaires. Ils s’assurent que le WMS choisi peut gérer efficacement le traitement automatisé des commandes, l’inventaire en temps réel et l’optimisation de l’espace d’entreposage. 

Planification 

La planification est une étape cruciale dans l’implémentation d’un WMS. L’analyste d’affaires joue un rôle clé dans l’élaboration d’un plan détaillé qui définit les objectifs, les échéanciers et les responsabilités de chaque partie prenante. Ce plan sert de feuille de route pour l’ensemble du projet. L’analyste d’affaires planifie la mise en œuvre progressive du nouveau WMS en déterminant les étapes à suivre, les délais et les ressources nécessaires. 

Tests et validation 

Une fois que la planification est en place, le système WMS doit être soumis à des tests rigoureux. L’analyste d’affaires coordonne ces tests pour s’assurer que le système fonctionne correctement et répond à toutes les exigences de l’organisation. L’entreprise simule différentes situations, telles que des retards de livraison ou des changements d’itinéraire imprévus, pour garantir que le nouveau système réponde de manière appropriée. L’analyste d’affaires supervise ces tests pour garantir leur succès. 

Formation 

Après avoir effectué les tests et obtenu la validation, la formation du personnel peut commencer. Un WMS efficace dépend de la capacité des employés à l’utiliser correctement. L’analyste d’affaires est chargé de la planification et de la mise en œuvre de programmes de formation pour le personnel. Cela garantit une adoption efficace et uniforme du nouveau système. L’analyste d’affaires organise des sessions de formation pour le personnel de l’entrepôt, leur apprenant comment utiliser le nouveau système pour traiter les commandes, gérer les stocks et suivre les performances de l’entrepôt. Il est aussi primordial de valider le niveau de connaissance des différentes parties prenantes (TI, gens sur le terrain, etc.) auxquelles les analystes d’affaires donnent les formations. 

Migration des données 

Une fois que le personnel est formé, la migration des données depuis l’ancien système vers le nouveau WMS est une opération délicate. L’analyste d’affaires s’assure que ce processus se déroule en douceur et que toutes les données essentielles sont transférées avec précision. L’analyste d’affaires supervise la migration des données historiques sur les commandes, les clients et les produits depuis l’ancien système vers le nouveau WMS, garantissant ainsi la continuité des opérations. 

Mise en œuvre / Go Live 

Après avoir terminé la formation et la migration des données, le système WMS est déployé en temps réel dans l’entrepôt. L’analyste d’affaires joue un rôle central dans la supervision de cette mise en œuvre pour garantir un lancement sans problème. Lors du déploiement du nouveau système, l’analyste d’affaires travaille en étroite collaboration avec les équipes opérationnelles pour garantir une transition en douceur, en surveillant les performances du système et en résolvant rapidement les problèmes qui pourraient survenir. 

Les tableaux de bord

Les tableaux de bord sont des outils cruciaux pour les entreprises qui souhaitent effectuer un suivi efficace de leur performance et s’assurer de prendre des décisions éclairées. Ceux-ci permettent effectivement de faire le suivi des indicateurs de performance clés d’une entreprise et ainsi d’anticiper les problèmes, afin de poser les mesures correctives nécessaires. Cela permet aux entreprises d’être pro-actives et d’atténuer les effets néfastes reliés aux diverses problématiques. Par exemple, grâce à la visibilité des données, une organisation pourrait constater une diminution des ventes pour un certain produit. L’entreprise pourrait alors utiliser l’information provenant des données pour en comprendre la cause et ainsi poser les actions nécessaires pour augmenter les ventes à nouveau.

Les tableaux de bord peuvent à la fois être utilisés pour illustrer des données spécifiques (ex. Pour chaque départements) ou encore pour présenter une vue d’ensemble sur la performance de l’organisation. Les dirigeants peuvent donc s’y fier afin de prendre des décisions exécutives qui seront pertinentes pour la situation actuelle ou future de l’entreprise. Après tout, une décision prise sans consulter les données de l’entreprise peut s’avérer bonne, mais n’est pas assuré; c’est un peu comme prendre une décision à l’aveugle.

Bénéfices des tableaux de bord

Les bénéfices des tableaux de bord sont nombreux et permettent aux organisations de mieux performer, et ce dans l’ensemble de leurs sphères d’activités. Les avantages majeurs des tableaux de bord sont présentés ci-dessous.

Personnalisables

Les tableaux de bord sont personnalisables et adaptables aux besoins des entreprises et de leurs départements. Les données clés ainsi que les manières de les présenter varient selon les différents besoins.  Ainsi, une entreprise peut posséder plusieurs tableaux de bord différents. Par exemple, le tableau de bord de l’équipe de la production variera forcément de celui de l’équipe de prévision de la demande, puisque leurs indicateurs clés de performance ne sont pas les mêmes. Le département de production misera sur des données telles que la vitesse de production, les standards de qualité, le volume de production, etc., alors que le département de prévision de la demande regardera plutôt des données telles que les tendances d’achats à travers le temps, les données historiques, les niveaux d’inventaire, etc.

Minimisent la manipulation de données

La majorité des organisations requièrent la rédaction fréquente de rapports, et ce au sein de nombreux départements. Cela exige généralement de manipuler les données manuellement afin de rendre l’information visuellement attrayante. Cette étape demande donc des ressources, dont le temps des employés. Des outils de création de tableaux de bord tels que « PowerBI » permettent d’automatiser la génération de rapports, ce qui signifie qu’aucune manipulation de données récurrente n’est nécessaire. Les employés sont donc libérés pour effectuer d’autres activités à valeur ajoutée dans l’organisation.

Faciles d’utilisation et de compréhension

La quantité importante de données en entreprise peut parfois sembler étourdissante. Un tableau de bord permet de bien les organiser afin qu’elles soient le plus intelligibles possible . Son but est donc de cibler les informations à représenter et de les illustrer de manière concise. Il est également très facile d’utiliser les tableaux de bord et d’en tirer des conclusions pertinentes lorsque ces derniers sont bien construits. Des filtres peuvent facilement être appliqués par l’utilisateur afin de visualiser les informations désirées et pertinentes.

Permettre le suivi d’indicateurs clés de performance (KPI)

Les tableaux de bord augmentent considérablement la visibilité d’une entreprise par rapport à sa performance et facilitent la prise de décision. En effet, sans tableaux de bord, il est possible que certaines mesures importantes ne soient pas considérées et nuisent aux décisions des employés, ayant donc possiblement des effets néfastes à long terme sur les entreprises. Lors de la création des tableaux de bord, ces derniers sont réfléchis par des experts, ce qui permet de cibler les indicateurs clés à suivre pour assurer le bon fonctionnement de l’organisation. En plus de déterminer quels marqueurs devraient être utilisés, les experts déterminent également de quelle manière ces derniers devraient être représentés afin de bien relever les données.

Les indicateurs de performance suivis sur une base régulière permettent aux entreprises de s’adapter aux situations actuelles tout en étant plus agiles. Chaque département devrait avoir ses propres mesures qui les supportent dans leur prise de décision, ainsi que dans l’identification de problématiques. Les actions adéquates peuvent donc être prises rapidement afin d’augmenter le succès des indicateurs de performance.

Par exemple, l’équipe d’approvisionnement peut utiliser des tableaux de bord afin de déterminer quand commander certaines pièces et en quelle quantité. Leur tableau de bord devrait comprendre plusieurs aspects, tels que les niveaux d’inventaire actuels, les prévisions de production dans les prochaines semaines, les délais de livraison selon la pièce, les coûts de livraison selon le volume et bien plus. Les données présentées dans l’outil leur permettront donc de prendre une décision éclairée afin de minimiser les coûts d’entreposage, de transport et éviter les ruptures de stock.

Dans un autre ordre d’idées, les dirigeants d’entreprises peuvent utiliser les tableaux de bord pour cibler des problématiques ou des opportunités. Par exemple, ils peuvent identifier quels produits sont le plus en demande et s’en inspirer pour en créer de nouveaux. Cela permettra de développer des produits qui seront appréciés des consommateurs, ce qui du même coup augmentera les ventes et les profits. D’un autre côté, ils peuvent cibler les produits les moins demandés. Les dirigeants pourront alors soit apporter des modifications ou décider de les discontinuer.

Partageables

Le partage de données et la communication sont essentiels au bon fonctionnement d’une entreprise. Il est donc important que toute personne concernée puisse avoir accès aux tableaux de bord en temps réel. C’est effectivement un des avantages majeurs des tableaux de bord : ils peuvent être visualisés par plusieurs personnes en même temps et facilitent grandement le partage d’informations. Les tableaux de bord peuvent aussi être consultés à partir des services « web », notamment à partir d’un téléphone cellulaire, d’une tablette, d’un ordinateur, etc. Ceci minimise donc les communications excessives entre les personnes par l’entremise d’autres plateformes, telles que les courriels.

Expertise de Conseil 2.0

Les consultants de Conseil 2.0 ont beaucoup d’expérience avec la création de tableaux de bord et sauront certainement élaborer une solution qui vous convient. Power BI est un des outils de confection de tableaux de bord les plus populaires, mais plusieurs autres options existent également sur le marché telles que Domo, Dundas BI, Toucan pour n’en citer que quelques-uns. Peu importe l’outil que vous souhaitez utiliser, Conseil 2.0 peut certainement vous aider. Les choisir comme partenaires vous permettra entre autres de :

Cibler vos besoins

La première étape de tout projet avec une entreprise est de bien comprendre ses besoins afin de produire une solution finale qui y répondra. Conseil 2.0 offre une écoute attentive à chacun de ses clients afin de bien comprendre leur réalité. Ayant travaillé avec de nombreux clients de secteurs variés, Conseil 2.0 connait les meilleures pratiques à appliquer dans une entreprise afin d’optimiser les résultats.

Cibler les indicateurs clés de performance

Les besoins de chaque organisation déterminent quels indicateurs clés de performance doivent être inclus dans les tableaux de bord. Conseil 2.0 saura donc vous accompagner en effectuant l’analyse de vos processus et en effectuant des recommandations par rapport aux données à illustrer dans vos rapports, ainsi que la manière de les illustrer. La relation de collaboration entre Conseil 2.0 et ses clients leur permet de travailler ensemble afin de maximiser la performance et la pertinence des tableaux de bord.

Construire des tableaux de bord

Les consultants de Conseil 2.0 sauront vous construire des tableaux de bord qui sont adaptés à vos besoins, en se basant sur les analyses effectuées et les recommandations émises au préalable. Les tableaux de bord vous permettront de visualiser rapidement les données les plus importantes au succès de votre entreprise.

Mettre à jour des tableaux de bord existants

Certaines organisations possèdent déjà des tableaux bord, mais ces derniers ne sont pas toujours tenus à jour ou entretenus, et ce pour diverses raisons. Par exemple, l’employé qui les a créés pourrait avoir quitté l’entreprise, les tableaux de bord auraient pu avoir été créés à l’externe, l’entreprise n’a pas les ressources pour les tenir à jour, etc. Conseil 2.0 peut donc prendre ces tableaux existants et les adapter à vos besoins actuels.

La visualisation de données a énormément de bienfaits pour une entreprise. En effet, elle permet de suivre la performance des indicateurs clés facilement et rapidement. Les dirigeants d’une entreprise peuvent donc connaître la santé de leur organisation en seulement quelques « clicks ». N’hésitez pas à nous contacter si la visualisation de données et la création de tableaux de bord vous intéressent.

Le monde des affaires est en constante évolution. Il suffit de penser aux courriels électroniques qui ont remplacé les télécopieurs, ou encore au commerce électronique qui remplacent les ventes des commerçants ayant pignon sur rue. Tous ces changements affectent les entreprises de plusieurs manières. Dans cet article, il sera davantage question des processus d’affaires ; qu’est-ce que c’est au juste, et pourquoi est-ce important de les connaître et de les réviser périodiquement. 

Une définition toute simple

Dans la version 2015 de la norme ISO 9000, l’organisation définit un processus comme étant un « ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui utilise des éléments d’entrée pour produire un résultat escompté ». Autrement dit, une entreprise effectue un ensemble d’activités à l’aide d’intrants, comme des ressources ou des données, dans le but de créer un extrant, soit le résultat escompté. On comprendra ici que pour qu’une activité soit considérée efficiente, elle se doit d’atteindre l’extrant final souhaité, tout en minimisant les activités manuelles pour y arriver. En résumé, faire plus avec moins.  Sinon, il s’agit simplement d’un gaspillage de ressources, d’argent et de temps.  

« Grosso modo, faire plus avec moins »

Ce qui poussent les entreprises à revoir leurs processus  

Plusieurs raisons poussent les entreprises à revoir leurs processus. Les premières sont d’ordres internes. D’une part, il peut s’agir de la croissance rapide de l’entreprise. Effectivement, croître rapidement peut pousser, voir obliger les entreprises à revoir leurs processus afin de standardiser leur méthode de travail pour toutes sortes de facteurs. Par exemple, il arrive souvent qu’à un certain moment dans la croissance d’une entreprise, celle-ci, victime de son succès, n’a tout simplement plus la capacité requise pour fournir à la demande. Dans ce-cas, il peut s’avérer essentiel d’automatiser certaines activités opérationnelles, comme la prise de commande, la comptabilité ou la facturation afin d’enlever du poids sur les épaules des employés. D’autre part, il peut s’agir d’un exercice effectué par l’entreprise sur une base périodique afin de détecter les processus les moins efficients et d’y remédier dans le but d’augmenter leur compétitivité par rapport à la concurrence. 

Également, il existe d’autres raisons, cette fois d’ordres externes, qui poussent les entreprises à revoir leurs processus. Cela peut provenir de plusieurs sources. Afin d’avoir une idée, il ne suffit que de penser à la pandémie de Covid-19. En effet, dans l’industrie de la restauration, beaucoup de restaurants ont dû revoir leurs activités opérationnelles. Par exemple, l’expérience salle à manger a laissé place aux commandes en ligne. De plus, récemment, la pénurie de main-d’œuvre donne du fil à retordre aux compagnies. Encore une fois, pour pallier cette pénurie de travailleurs, certaines industries ont dû réviser et automatiser leurs processus afin d’être en mesure de répondre à la demande, n’ayant tout simplement pas la capacité requise en termes de personnel pour faire face à ce niveau de demande. 

Un exemple simplifié afin de mieux saisir la portée d’une telle démarche 

Dans le but de mieux saisir l’enjeu, prenons le cas fictif d’André, président directeur-général d’une dizaine de magasins de plein-air situés dans la province de Québec. Avant la pandémie, en 2019, André opérait selon le processus suivant afin d’avoir des articles en inventaire dans ses magasins : 

 

Processus d'affaires, fournisseur, livraison, client

Or, en raison du confinement et de la réticence de sa clientèle plus à risque d’attraper le virus, André dû s’adapter et commencer à vendre ses produits en ligne. Ainsi, depuis, son processus de flux des biens en inventaire est le suivant :

commande, client , distribution, livraison

En regardant le processus de gestion de l’inventaire, on s’aperçoit que celui change du tout au tout. En effet, auparavant, les activités opérationnelles étaient axées sur un entrepôt centralisé livrant selon des niveaux d’inventaires prédéfinis. Lorsqu’il manquait des items en inventaire dans un magasin, une requête était envoyée et un camion était chargé de livrer les items de l’entrepôt centralisé au magasin manquant de produits afin de garnir les tablettes vides.

Dans le cas du commerce en ligne, il n’y a qu’un centre de distribution responsable de conserver les produits en inventaire et de remplir les commandes. Ainsi, les produits ne sont plus livrés vers les magasins, mais directement chez le client. Constat : la livraison du dernier kilomètre (last-mile delivery) est complètement changée. Effectivement, au lieu de devoir livrer à ses magasins, on doit être en mesure de livrer dans tous les quartiers résidentiels des territoires que l’on dessert. Et ça, c’est sans parler de la gestion des retours et de la logistique inverse…

Donc, après révision des méthodes de travail, passant par un diagnostic de la situation actuelle, nous sommes en mesure de proposer des solutions. Ici, la mise en place d’un warehouse management system (WMS) et/ou d’un transportation management system (TMS) pourrait s’avérer une bonne initiative, en termes de réduction des coûts. De ce fait, ces systèmes permettraient de réduire les pertes de stocks et de proposer les meilleurs itinéraires pour la livraison du dernier kilomètre.

« Ces systèmes permettraient de réduire les pertes de stocks et de proposer les meilleurs itinéraires pour la livraison du dernier kilomètre. »

Conseil 2.0, un allié de taille !

En somme, les processus se doivent d’être revus et mis-à-jour en raison de l’environnement changeant du monde des affaires, que ce soit pour des raisons d’ordre interne ou externe à l’entreprise, comme la croissance ou la pénurie de main-d’œuvre. La révision des processus est complexe et il vaut mieux être accompagné d’expert afin de mener à bien un projet de la sorte. C’est ici que tout le savoir-faire de Conseil 2.0 s’avère pertinent. Nous avons mené à bien des dizaines de projets de révision de processus. Pour toutes informations supplémentaires n’hésitez pas à nous contacter !

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