
Thibaut Maenner
Consultant - Approvisionnement
Introduction
Les appels d’offres sont au cœur des processus d’approvisionnement pour de nombreuses entreprises et organisations. Que ce soit dans le secteur public ou privé, un appel d’offres bien géré permet d’obtenir les meilleures conditions, tant en termes de coûts, de qualité, que de délais pour l’entreprise acheteuse.
Avec les récentes évolutions technologiques et l’importance croissante des critères ESG (Environnement, Social et Gouvernance), de nouvelles pratiques émergent. Les entreprises doivent désormais prendre en compte l’impact environnemental, la responsabilité sociale, ainsi que l’usage d’outils technologiques comme l’intelligence artificielle (IA) pour rester compétitives. Cet article revisite les bases du processus des appels d’offres tout en explorant les évolutions actuelles et futures.
1. Les différents types d’appels d’offres
Un appel d’offres est un processus formel par lequel une organisation (publique ou privée) invite des fournisseurs à soumettre des propositions pour un projet ou un service. C’est un outil clé pour obtenir les meilleures solutions tout en assurant une compétition équitable.
Appels d’offres publics au Québec
Dans le secteur public au Québec, les appels d’offres sont régis par la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP), garantissant la transparence et l’intégrité des fonds publics. Les appels d’offres publics sont souvent ouverts à toutes les entreprises via des plateformes comme le SEAO (Système électronique d’appel d’offres) ou MERX au Canada.
Appels d’offres privés au Québec
Les appels d’offres privés, plus flexibles, concernent les entreprises non publiques cherchant des partenaires. Contrairement au secteur public, ils ne sont pas toujours publiés et peuvent être envoyés directement à des prestataires préqualifiés. Cependant, même dans ce secteur, une tendance vers plus de transparence émerge grâce aux plateformes digitales.
2. Les étapes du processus d’appel d’offres
1. Identification du besoin
- Évaluation des besoins avec les parties prenantes internes (type de produit/service requis, volumes, requis techniques,…).
- Formulation des besoins dans un cahier des charges.
2. Rédaction des documents
- Demande d’information (RFI).
- Document principal/Cahier des charges (RFP).
- Grille de cotation.
- Annexes techniques.
- Grille de cotation (RFQ).
3. Définition de la liste des fournisseurs
- Définition d’une liste longue de soumissionnaire à partir de fournisseurs internes et/ou d’une recherche externe.
- Envoi de la demande d’information (RFI).
- Évaluation des réponses du RFI et formulation de la liste des fournisseurs à inclure.
4. Envoi aux participants/publication
- Envoi des invitations aux soumissionnaires sélectionnés.
- Publication de l’appel d’offre sur la plateforme (ex : SEAO ou MERX en public).
5. Gestion de l’appel d’offre
- Organisation d’une session de questions/réponses avec les fournisseurs (clarification des spécifications).
- Suivi des soumissions (réception des offres, compilation des données).
6. Analyse
- Analyse comparative des offres sur les critères techniques, financiers et environnementaux.
- Sélection d’une liste restreinte de fournisseurs pour la phase de négociation.
- Organisation de démonstrations technique (si nécessaire).
7. Négociation
- Négociation des termes financiers et contractuels avec les fournisseurs présélectionnés.
- Réévaluation des offres après négociations (coûts, délais & garanties).
- Attribution du contrat au fournisseur le mieux placé et communication des résultats.
8. Contractualisation
- Rédaction du contrat : formalisation des termes négociés (prix, délais, conditions de livraison, pénalités, …), intégration des aspects juridiques et réglementaires spécifiques.
- Validation interne et juridique : revue et validation du contrat par les équipes internes (juridique, finance, achats).
3. Documents essentiels pour répondre à un appel d’offres
La réponse à un appel d’offres requiert une documentation rigoureuse. Une présentation claire et précise est essentielle pour se démarquer et maximiser les chances de succès.
Demande d’information
Avant de lancer un appel d’offres formel, il est parfois recommandé de procéder à une demande d’information (RFI). Ce document est utilisé pour recueillir des informations préliminaires auprès de fournisseurs potentiels afin de mieux comprendre les solutions disponibles sur le marché, les innovations technologiques, et les capacités des prestataires. La RFI permet à l’organisation émettrice de préciser ses besoins, de clarifier les attentes techniques et fonctionnelles, et de s’assurer d’inviter les bons fournisseurs.
Document de soumission principal ou RFP (Request for Proposal)
Le document de soumission est le document clé de l’appel d’offres, définissant les besoins du client en termes de produits ou services. Une analyse approfondie de ce document est cruciale pour bien faire comprendre les attentes du demandeur. Une réponse efficace de la part des soumissionnaires doit démontrer comment l’entreprise peut non seulement répondre aux exigences, mais aussi offrir une valeur ajoutée.
Lorsque le demandeur le requiert, un dossier technique peut être joint, il s’agit de démontrer la capacité technique à réaliser le projet. Les certifications, qualifications et antécédents d’expériences sont présentés ici. Pour des appels d’offres techniques ou complexes, un dossier technique bien construit est essentiel pour convaincre le client.
Proposition financière ou RFQ (Request for Quotation)
Cette partie doit être bien détaillée, en prenant en compte tous les aspects du coût total (coût d’acquisition, de licence, de maintenance, de service après-vente…). La transparence est cruciale pour éviter les malentendus ou les désaccords ultérieurs. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises choisissent d’inclure des clauses de performance ou des incitations pour garantir des objectifs comme la réduction des coûts à long terme.
Documents légaux
Les aspects juridiques sont essentiels. Il est important de fournir toutes les assurances et garanties nécessaires, ainsi que des références solides. Des éléments comme les contrats types, les polices d’assurance et les politiques de confidentialité doivent également être inclus pour démontrer que l’entreprise respecte les normes légales.
4. L’impact des technologies dans la gestion des appels d’offres
Avec l’essor des technologies numériques, des solutions permettent d’automatiser en grande partie les processus d’appel d’offre. La gestion manuelle des appels d’offres est non seulement chronophage, mais aussi sujette à des erreurs humaines, ce qui peut entraîner des retards, des coûts supplémentaires, et même des risques juridiques. Pour pallier ces problèmes, de nombreuses solutions digitales d’e-sourcing automatisent, simplifient et optimisent la gestion des appels d’offres.
L’apport des solutions digitales dans le processus d’appel d’offres
Les solutions digitales d’e-sourcing, comme Coupa, SAP Ariba, ou Jaggaer, sont devenues des outils incontournables pour les entreprises souhaitant améliorer l’efficacité de leurs processus d’achat. Elles offrent plusieurs avantages clés :
Automatisation des tâches répétitives : L’un des principaux bénéfices des plateformes d’e-sourcing est leur capacité à automatiser les tâches les plus fastidieuses, comme l’envoi et la réception des offres, la compilation des réponses, ou encore l’analyse des propositions. Cela permet de réduire considérablement les erreurs humaines, tout en libérant du temps pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse qualitative des offres et les rencontres avec les fournisseurs finalistes.
Centralisation des données : Ces plateformes permettent de centraliser toutes les données liées aux appels d’offres (données fournisseurs, offres techniques et financière…), ce qui améliore la traçabilité et l’efficience du processus. Les acheteurs peuvent ainsi facilement suivre l’avancée du processus, vérifier les délais, et comparer les offres de manière plus structurée.
Collaboration en temps réel : L’un des autres avantages notables est la possibilité de collaborer en temps réel avec les fournisseurs. Cela permet de clarifier rapidement des questions ou de résoudre des points bloquants au travers d’outils de communication intégrés au sein de la solution, sans attendre des échanges de mails longs et fastidieux.
Analyse et reporting améliorés : Grâce à des capacités analytiques avancées, les solutions digitales d’e-sourcing offrent des outils de reporting complets. Ils permettent de définir des scénarios d’analyse au préalable puis de visualiser les données sous forme de graphiques et de tableaux de bord interactifs. Cela facilite la prise de décision en fournissant des informations clés comme les tendances de prix, la performance des fournisseurs.
Enchères inversées : Technique de plus en plus utilisée dans le cadre des appels d’offres pour maximiser la compétitivité des fournisseurs tout en réduisant les coûts pour l’acheteur Les solutions digitales, comme Coupa ou Jaegger intègrent cette fonctionnalité directement dans leur plateforme.
Contrairement à une enchère traditionnelle où les prix montent, l’enchère inversée consiste à faire baisser les offres de prix en temps réel. Dans ce processus, les fournisseurs soumettent leurs propositions initiales et, dans une fenêtre de temps définie, rivalisent pour offrir le prix le plus bas, tout en respectant les exigences techniques et qualitatives.
Cette méthode offre plusieurs avantages :
- Réduction des coûts immédiats : Les enchères inversées stimulent une compétition plus agressive entre les fournisseurs, permettant souvent d’obtenir des offres à des prix plus bas que lors d’une négociation classique.
- Transparence accrue : Les soumissionnaires sont informés en temps réel de leur position par rapport aux autres offres, favorisant ainsi une transparence totale sur les prix.
- Rapidité du processus : Comparé à une négociation classique, les enchères inversées se déroulent sur une période courte, accélérant le processus de sélection.
5. L’introduction de l’IA dans le futur des appels d’offres
Le marché des achats et de l’intelligence artificielle évolue rapidement. Selon une étude parrainée par le GEP, 46 % des personnes interrogées ont accéléré l’adoption de l’IA par rapport à d’autres investissements informatiques. Le potentiel de cette technologie réside notamment dans l’automatisation des tâches notamment dans l’analyse ainsi que dans la génération de documents.
En fonction des besoins spécifiques à l’appel d’offre l’outil entrainé au travers de plusieurs documents de référence peut générer des documents règlementaires notamment des grilles de prix et des règles d’appel d’offre répondant aux besoins de l’acheteur.
Cette technologie peut bénéficier également aux fournisseurs en leur permettant de trouver les appels d’offre les plus pertinents sur les sites spécialisés et identifier pour quels ils sont capables de répondre réduisant ainsi les temps de recherches fastidieux.
La capacité des outils actuels rend également plus efficaces la phase d’analyse de la donnée. En combinant notamment les capacités d’e-sourcing permettant de regrouper l’ensemble des données au sein d’une même plateforme et de préparer des scénarios d’analyse l’intelligence artificielle est capable d’indiquer aux acheteurs quels sont les fournisseurs doivent être sélectionnés.
Les prochaines évolutions tendent à l’introduction d’un assistant digital capable d’accompagner l’acheteur tout au long du processus et capable de répondre aux questions de l’acheteur pour aider ce dernier à gérer ses tâches.
6. L’intégration des critères ESG dans les appels d’offres
Les critères ESG occupent une place de plus en plus prépondérante dans les processus d’appels d’offres notamment, poussant les entreprises à changer leurs pratiques.
Environnement
La réduction de l’impact environnemental constitue une des préoccupations majeures des compagnies de nos jours. Cela se traduit dans les appels d’offres par l’introduction de critères de sélection de fournisseurs axés sur la provenance et l’impact des matières, le taux de produits recyclés ainsi que la recyclabilité des produits et du packaging.
Social
L’aspect social, souvent négligé par le passé, prend aujourd’hui une place centrale dans la sélection des fournisseurs. Des engagements concrets sont de plus en plus exigés sur les thèmes de la diversité, de l’inclusion et du respect des droits de l’homme tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Les entreprises qui démontrent une forte responsabilité sociale ont un avantage dans les appels d’offres.
Gouvernance
Les clients exigent de plus en plus de transparence dans la gouvernance des entreprises avec lesquelles ils travaillent. Cela inclut des pratiques éthiques, l’absence de conflits d’intérêts, et une politique claire en matière de gestion des risques. Une bonne gouvernance peut être un facteur décisif dans le choix du soumissionnaire.
Dans ce cadre 21 indicateurs environnementaux ont notamment été introduits dans l’outil de gestion des appels d’offres public SEAO visant notamment à :
- Réduire les impacts environnementaux;
- Créer des bénéfices sociaux;
- Assurer un développement économique durable.

De plus certains appels d’offre requièrent le respect de la norme ISO 20400 qui pousse les fournisseurs à prendre en compte les enjeux ESG dans leur chaîne d’approvisionnement ainsi que dans leurs processus d’achat.
Conclusion
Ainsi, nous avons vu que les appels d’offres représentent un levier stratégique essentiel pour les entreprises et les organisations, qu’il s’agisse de maximiser la compétitivité ou d’assurer une gestion transparente et efficace des approvisionnements. Alors que les technologies digitales, notamment l’e-sourcing, révolutionnent la manière de gérer les appels d’offres, l’automatisation et l’analyse avancée permettent d’optimiser chaque étape, de la publication à la sélection finale. Avec l’introduction de l’IA et la prise en compte croissante des critères ESG, les appels d’offres évoluent vers une ère plus responsable, durable et orientée vers l’avenir. Les entreprises qui sauront intégrer ces innovations dans leurs pratiques d’approvisionnement se positionneront comme des leaders dans leur secteur, en alliant performance économique, transparence et engagement éthique.