Comment établir une relation de confiance avec ses fournisseurs

L’importance d’entretenir une bonne relation avec vos fournisseurs

Les dernières années de pandémie nous on apprit l’importance d’avoir une bonne relation avec vos fournisseurs. Leur support et compréhension ont aidé les organisations à résister aux retards de livraisons, au manque de produits et au potentiel de réapprovisionnement.  Le temps de la Covid a aussi amené certains fournisseurs à revoir leur modèle d’affaires et prendre des décisions difficiles en sélectionnant leurs partenaires et en laissant aller d’autre.

Pour poursuivre sa croissance, il est important de créer une bonne relation avec vos fournisseurs.  Prendre le temps de choisir vos partenaires pour la réussite de notre entreprise vous assure une meilleure collaboration pour construire sa croissance. Il est aussi important de bien se protéger dans votre sélection de fournisseurs afin d’être couvert dans l’éventualité d’autre retard ou annulation de livraison, tout en gardant la vision stratégique de votre entreprise.

Ceci ne signifie pas qu’une bonne stratégie de négociation reste à disparaitre. Une entente entre fournisseurs et détaillants demeure au centre de tout bon partenariat et devrait être claire et définie à chaque début de saison ou nouvelle année.

Quelques points importants pour bâtir une bonne relation avec vos fournisseurs

Définir vos attentes :

Avant toute stratégie, il est important pour l’entreprise et les achats de comprendre ce qui est attendu de vos fournisseurs pour vous aider à atteindre vos objectifs de ventes, profitabilité et gestion d’inventaire. Ces attentes doivent être partagées et claires pour tous les membres de l’équipe. Si cela semble évident, le travail préparatoire en amont d’analyse et d’évaluation des risques ne doit pas être négligé.

Autre que le prix, les membres de l’équipe devraient être avisés des autres facteurs de négociations tels que les termes de paiement, stratégie marketing et plusieurs autres.

Cadre de négociation :

Pour faciliter les négociations, un travail préalable doit être effectué avant que les négociations réelles n’aient lieu. Les personnes responsables du côté du fournisseur et du détaillant doivent se mettre d’accord sur le lieu de la réunion, les modes de correspondance et la période de l’entente. Il serait également utile de s’entendre sur les questions les plus importantes à examiner afin qu’elles soient classées par ordre de priorité lors des négociations. Les personnes responsables de négocier l’entente disposent de toutes les compétences requises pour répondre aux demandes, en particulier lorsque qui a besoin de répondre à des changements de demandes.

Gagnant-gagnant (Win/Win) :

Étant donné l’importance de créer de bon partenariat avec vos fournisseurs, l’équipe d’approvisionnement doit trouver des moyens de créer de la valeur afin que le fournisseur cède également du terrain en termes d’entente, par exemple, en partageant les risques en support d’inventaire de fin ou en offrant des marges garanties en échange de visibilité en magasin ou sur le site web. Dans d’autres cas, l’acheteur pourrait être en mesure de réduire le risque des fournisseurs, en offrant des contrats plus longs, ou en limitant l’offre de produits des compétiteurs pour pouvoir donner plus de volume au partenaire choisi. L’acheteur assure au vendeur des revenus plus importants et pour une période plus longue qu’il ne le ferait normalement. Une telle assurance est avantageuse dans des environnements commerciaux volatils.

Ce n’est pas personnel :

Les négociations peuvent souvent devenir houleuses lorsqu’une partie estime que l’autre ne voit pas les choses du même point de vue. Il est important pour les acheteurs de contrôler leurs émotions et de ne pas perdre de vue la situation dans son ensemble. Il y a plusieurs façons de garder les émotions sous contrôle. Inclure plusieurs personnes dans la négociation permet un meilleur échange et partager la responsabilité de la direction de la négociation. Il est aussi acceptable de prendre du recul et de reprendre la négociation un autre temps.

Ce n’est pas juste le prix :

Dans une certaine situation où les marges peuvent être plus minces, il y a d’autres points d’ententes qui peuvent être bénéficiaire aux deux parties. Que ce soient des termes de paiement, les conditions des livraisons, l’emballage ou les unités dans un « case pack ».  On peut également négocier un rabais volume ou à un certain volume d’affaires un rabais serait remis à la fin de l’année.  L’objectif est toujours de trouver une entente commune bénéficiaire aux deux parties.

Finalement, il est aussi important de bien comprendre la meilleure approche de négociation dépendant du style des personnes.  Que ce soit direct, détaillé, expliqué ou allongé qui apporte à revenir avec plusieurs contre-offres.

L’aspect légal :

L’entente, étant un document légal, devrait inclure tous les attentes et imprévus qui pourraient se produire.  Que ce soient des retards de livraison, des erreurs de livraison ou facturations. Définir la responsabilité du produit, à qui incombe-t-il et à quel moment? Le niveau d’assurance vis-à-vis une poursuite d’un client après un accident causé par le produit. Il devrait également y avoir des mécanismes d’arbitrage pour résoudre les différends qui surviennent pendant la durée du contrat.

Une entente est bénéficiaire aux deux parties et sert à bien définir les règles d’affaires pour l’année tout en permettant de gérer les affaires quotidiennes avec les défis qui peuvent survenir. Finalement il est important d’avoir un certain standard dans les documentations et processus, disponibles pour les deux parties et départements concernés.  Il existe plusieurs outils qui aident les entreprises à garder un bon suivi et permettent d’identifier des alertes ou un rappel durant la saison. Chez Conseil 2.0 nous pouvons vous aider dans ce processus.